Desde quando a OMS emitiu o primeiro alerta
para a doença, em 31 de dezembro de 2019, o coronavírus já passou pela China, Itália,
França e, hoje, parece que a ficha está caindo aqui no Brasil.
Com a recomendação de isolamento social para
conter o contágio pelo vírus, diversos negócios, como restaurantes, bares, academias
e shoppings centers têm fechado suas portas, e várias empresas têm exigido que
seus colaboradores fiquem em casa.
Os escritórios de advocacia têm feito o
mesmo.
Felizmente, a tecnologia possibilitou que
muitos trabalhos sejam realizados em casa - o famoso home office - e isso
inclui a advocacia.
Mas mesmo com essa possibilidade, a pandemia
pegou muitos advogados desprevenidos que não estão habituados a atuar ou
gerenciar o seu escritório de forma remota, tornando tudo um verdadeiro desafio.
Pensando nisso, resolvemos trazer algumas
dicas bem práticas que, ao nosso ver, fazem toda a diferença para quem terá que
trabalhar em casa durante esse período ainda incerto.
1. Procure
por boas ferramentas digitais
Acredite, é imprescindível utilizar as
melhores ferramenta digitais para que você consiga desenvolver o trabalho
remotamente. Todo o gerenciamento do seu escritório será na nuvem, então você
precisa de algo que funcione e que te dê confiança, principalmente nessas 3
áreas:
1.1 CONTROLE E GESTÃO DE PROCESSOS
Muitos advogados e escritórios de advocacia
já utilizam algum software jurídico, e essa é uma excelente, senão a principal,
ferramenta para você ter o controle dos seus processos à distância.
Basicamente, você terá que receber as
publicações, os andamentos dos processos, agendar seus prazos e delegar tarefas,
e um bom software é ideal para te ajudar com isso.
1.2 COMUNICAÇÃO COM EQUIPE E CLIENTES
Como você não terá mais contato pessoal com
a sua equipe diariamente, algumas lacunas ou falhas na comunicação interna
podem surgir, e é importantíssimo resolver isso o quanto antes.
Em vez de uma comunicação individual pelo
WhatsApp, você pode reunir todas as pessoas da sua equipe num tipo de
“escritório remoto”, onde vocês podem trocar ideias, compartilhar arquivos e se
comunicar de maneira instantânea, como no dia a dia do escritório mesmo.
Uma ferramenta bem legal para isso é o Slack,
inclusive para realizar videoconferências com a sua equipe.
Para se comunicar com os clientes, além do
seu celular, o bom e velho WhatsApp está aí, e você pode também marcar reuniões
por videoconferência, caso necessário. O Zoom é ideal para isso.
1.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Como todo bom advogado, provavelmente, você
tem papéis sobre a mesa que necessitam de alguma ação da sua parte. Principalmente
se forem documentos entregues pelo cliente para algum caso, esses documentos
precisam estar disponíveis para toda equipe e, não, inacessíveis sobre a sua
mesa.
Isso inclui também aqueles documentos que
estão sobre a mesa de seus colaboradores e os recados anotados pela secretária.
O ideal é que todos tenham acesso aos
documentos comuns do escritório e uma ferramenta bem legal para ajudar o seu
escritório com isso é Google Drive.
Para digitalizar algum documento, você não
precisa nem sair de casa. O Camscanner permite que você digitalize documentos
utilizando a câmera do seu celular e salve no formato PDF para compartilhar com
a sua equipe.
Se quiser se aprofundar mais um pouco sobre
ferramentas tecnológicas que podem ajudar no seu diaadia trabalhando de casa, clique
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2 - Organize o seu
ambiente de trabalho
Trabalhar sem sair de casa já é realidade
para muita gente, mas tem aqueles que ainda preferem o dia a dia de um
escritório no centro da cidade.
Se você faz parte deste segundo grupo, pode
ser que não tenha um local organizado em casa para se sentar, concentrar e
produzir. E isso é extremamente importante.
Trabalhar no sofá, na cama ou de pijama, embora
algumas pessoas se sintam bem com isso, pode não ser o ideal para você ter um
dia produtivo, principalmente se você não tem o costume de trabalhar em home office.
Além disso, muito provavelmente, sua família
também estará em casa, então você precisa se organizar para que seu dia de
trabalho não se torne um domingo em família.
Separe um local adequado, com uma mesa onde
você possa apoiar seu notebook, seu celular e alguns papéis. Sente-se com as
pessoas que vivem junto com você e se ajustem também, estipulando horários, divisão
de tarefas e algumas regrinhas para que o seu trabalho não seja interrompido, principalmente
se você tiver filhos menores, que também estarão em casa.
3 - Faça um
inventário de tudo o que precisa da sua atenção
Em tempos como esse, quando somos obrigados
a fazer mudanças que não tínhamos programado, como ter que trabalhar em casa, por
exemplo, é natural que você fique com aquela sensação de que as coisas não
estão totalmente sob controle.
Pode ser que nesse momento seu cérebro
esteja te lembrando de várias coisas, como algum cliente que ficou sem resposta,
os papéis e anotações que você deixou sobre a sua mesa e os e-mails que você só
acessa no computador do escritório, pois não estão sincronizados com seu
notebook.
Esse é o momento ideal para tirar todas as
pendências da sua cabeça e anotar em algum lugar confiável, para que você possa
fazer algo a respeito rapidamente.
O situação mundial já traz diversas
preocupações e você pode aliviar um pouco essa tensão assumindo o controle de
tudo o que precisa ser feito.
4. Crie um sistema
de controle remoto dos prazos
Se você é advogado, então, trabalha com
prazos. Depois de escolher as ferramentas que vão te ajudar com o trabalho
remoto, organizar seu ambiente de trabalho e ter conhecimento das coisas que
você precisa fazer, o ponto mais importante é criar um sistema de controle dos
prazos.
E aqui não nos referimos apenas aos prazos
processuais, mas àquela inicial que você precisa concluir para ajuizar a ação, a
ligação que você precisa retornar ao cliente, e a pesquisa de jurisprudência
que o seu estagiário ficou de te enviar.
Criar um sistema eficaz de controle, principalmente
para aqueles prazos e tarefas que não serão cumpridas por você, é a melhor
coisa que você pode fazer agora.
Esse é o momento ideal para conferir também
eventuais suspensões de prazos e até o próprio expediente dos Tribunais nos
quais tramitam os processos que você patrocina. O Tribunal de Minas Gerais, por
exemplo, suspendeu os prazos dos processos físicos e os juízes deverão utilizar
teleconferências nas audiências de custódia.
Conclusão
Um dos maiores receios de todo advogado
quando o assunto é trabalhar em casa é a suposta falta de credibilidade por
parte do cliente.
Essa concepção já está mudando bastante nos
tempos atuais, mas a questão aqui é outra. Trata-se de prevenção, responsabilidade
social e cuidado com o próximo.
Não deixe de lado a oportunidade de conectar
pessoas à justiça! Muitas delas podem conhecer seu trabalho e esclarecer
dúvidas latentes provenientes desse momento atípico em um Escritório Online.
De qualquer forma, talvez essa seja uma boa
oportunidade para levarmos adiante a prática da advocacia em home office e
trocar as horas perdidas no trânsito por um período mais produtivo de trabalho.
Por Pedro
Custódio
Fonte Blog do Jusbrasil
