Em
momentos de crise, é obvio que as empresas e escritórios de advocacia busquem
alternativas para reduzir custos e aumentar a produtividade. Por conta disso,
ser multitarefa é essencial para se manter competitivo no mercado de trabalho
(permanecer ou conquistar o emprego). Para isso, precisamos controlar nosso
tempo e ter uma rotina equilibrada… O que não é nada fácil.
1 – Planeje e revise suas atividades
Todos
os passos para concluir suas tarefas são necessárias? Como gastar menos tempo
com atividades operacionais? Por exemplo, quanto tempo se dedica apenas para
manter um cadastro com todos os seus processos judiciais atualizados?
Preenchimento de sistemas, consultas aos sites dos tribunais e diários oficiais
de justiça… Todos os dias… Existe alguma ferramenta que automatize esse
processo? Qual a mais simples? Com essa avaliação, você perceberá que perde um
tempo considerável com atividades desnecessárias.
2 – Elimine as distrações
Telefone
celular, emails e reuniões são coisas que nos tiram o foco e baixam a
produtividade. É muito comum começar uma tarefa e parar para ver um vídeo no
Youtube, por exemplo, ou checar “rapidinho” o Facebook. Quando você percebe, já
perdeu 30, 4o minutos com coisas desnecessárias. Apesar de existir uma
tolerância para estas interrupções, elas acabam por deixá-lo menos produtivo o
que pode ser um problema em tempos de alta competição! O ideal é deixar o
celular guardado e separar uma parte do dia para tais coisas.
3 – Ainda sobre emails e mensagens de trabalho
Ao
enviar um email ou mensagem, não pense que está tudo certo. Pelo contrário. Seu
problema pode crescer ainda mais e você vai perder ainda mais tempo. Tente
fazer o seguinte: resolva pessoalmente ou tente esclarecer pelo telefone, para
que não haja duvidas e uma thread imensa de emails para responder no fim de
semana.
4 – Mantenha a organização
Distribua
suas tarefas por horários, mantenha sua agenda atualizada e balanceada,
trabalhe com prazos, limpe os emails antigos de sua caixa de entrada e, mas não
menos importante, evite bagunça em cima da mesa. Ações simples podem mudar seu
patamar de produtividade.
5 – Comece pelo mais importante
Pense
o seguinte: você não vai ter que fazer o trabalho dificil de qualquer jeito? E
se te chamarem para uma reunião extraordinária no final do dia ou aparecer uma
crise de ultima hora com seu cliente? Adivinha quem vai ficar até tarde no
escritório…? Enganasse quem acha que começar pelas tarefas mecânicas rende mais
o dia. Comece com as coisas mais importantes primeiro, mesmo que sejam as mais
difíceis, se possível pela manhã. Além da sua cabeça estar mais fresca, funções
mais importantes do seu escopo têm impacto positivo na sua produção, seja no
trabalho autônomo ou liderando uma equipe.
6 – Escute seus colegas de trabalho
Seja
liderando um time ou não, escutar as pessoas ao seu redor é imprescindível.
Pergunte o que pode ser feito para melhorar a produtividade de todos.
7 – Seja direto nas apresentações e textos
Não
tente ganhar seu cliente ou chefe com palavras requintadas. Faça-se entender
logo de cara. Peça para que alguém de fora do caso avalie sua proposta e peça
sugestões. Lembre-se: ruídos na comunicação são os maiores empecilhos nas
reuniões e discussões.
8 – Seja flexível
Muitas
vezes, o tempo (e dinheiro) que gastamos na busca da perfeição (burocracia e
infinitas aprovações) é muito maior do que consertar um pequeno erro no final.
A maioria dos deslizes são passíveis de correção ou retratação, sobretudo
quando se trabalha em equipe e ainda não está na versão final do trabalho…
Pense nisso (especialmente se você lidera uma equipe de associados).
9 – Estude e busque novas habilidades
Desenvolver
novas skills é imprescindível e mesmo que você não tenha tempo ou dinheiro para
fazer um curso presencial, existe uma infinidade de opções de conteúdo que
podem ser ricos para você. Procure ler mais (livros ou sites), escutar
podcasts, assistir vídeos sobre temas da sua área e procure por cursos e
treinamentos gratuitos para advogados on-line.
10 – Alie-se à novas tecnologias
Invista
em novas tecnologias e se atualize constantemente. Existem softwares e
aplicativos jurídicos que podem triplicar sua produtividade automatizando
tarefas operacionais e tornando as informações mais acessíveis e fáceis de
encontrar.
Fonte
Blog LEGALNOTE
