Mudanças de hábito, programas e aplicativos ajudam a
atenuar a estressante tarefa de organizar a infinidade de mensagens
A
primeira mensagem eletrônica da história foi transmitida em 1969. Foi enviada
pelo pesquisador Leonard Kleinrock, da Universidade da Califórnia em Los
Angeles (UCLA), para Douglas Engelbart, do Instituto de Pesquisa de Stanford.
Para tanto, usaram a rede Arpanet, que fazia parte da Arpa agência de pesquisas
avançadas do governo dos EUA, precursora da internet como a conhecemos. Ao dar
esse pequeno passo para a tecnologia, os pesquisadores não podiam imaginar o
gigantesco salto da humanidade. Hoje, há 2,2 bilhões de usuários de e-mail no
mundo, que trocam diariamente quase 145 bilhões de mensagens. A invenção
facilitou contatos e troca de informações, mas também virou uma fonte de
estresse. Afinal, quem consegue dar conta de responder ou arquivar de maneira
organizada todas as mensagens que recebe?
A
boa notícia é que algumas ferramentas prometem ajudar a controlar o caos das
caixas de entrada. Uma delas, a The E-mail Game, transforma a atividade de ler,
responder e arquivar em um jogo, estimulando o usuário a não deixar essas
tarefas para depois. Desenvolvido pela empresa Baydin Boomerang, o aplicativo
gira ao redor do conceito de inbox zero, teoria desenvolvida pelo especialista
em produtividade Merlin Mann segundo a qual todos os e-mails na caixa de
entrada requerem uma ação imediata. De acordo com essa ideia, as mensagens
devem ser arquivadas logo depois de respondidas.
O
consultor Christian Barbosa, também especializado em produtividade, afirma que
não é preciso ser tão radical, mas concorda que é necessário se esforçar para
manter a correspondência eletrônica organizada. Segundo ele, que é formado em
computação e já escreveu vários livros sobre organização, esses são os
principais erros cometidos por quem troca mensagens eletrônicas cotidianamente:
ficar com a tela do e-mail aberta o tempo todo; escrever textos mal redigidos e
sem explicar direito que tipo de ação deseja do interlocutor; copiar mais
pessoas do que o necessário, o que pode gerar uma enxurrada de respostas e
desencontros; manter a caixa de entrada sempre lotada e não tornar suas
intenções claras? é preciso lembrar que, por escrito, é mais difícil
transparecer se você está falando sério ou fazendo uma piada.
Para
combater esses hábitos, a estratégia é estabelecer horários fixos para leitura
e envio de e-mails, organizar pastas de um jeito que faça sentido, aprender a
usar os filtros anti-spam e outras ferramentas disponíveis nos serviços de
e-mail, como o agendamento de reuniões, e terminar o expediente com a caixa de entrada
mais ou menos limpa. Ela não é arquivo, o ideal é não deixar que ela ultrapasse
uma página, diz Barbosa. Tomando esses cuidados, você não vai mais demorar
horas para encontrar aquele e-mail importantíssimo que foi soterrado por
centenas de mensagens inúteis. E, se tiver estresse, será por outras razões.
Por
Juliana Tiraboschi
Fonte Istoé Independente
