Usar softwares e dispositivos que sequer estão instalados nos computadores do escritório, trabalhar em um documento simultaneamente com o cliente e colegas da firma, acessar tudo o que está nos computadores do escritório de um tribunal, de casa ou de qualquer outro lugar, gerenciar documentos, casos, arquivos de clientes e projetos online, fazer revisões em documentos e salvá-las de forma sincronizada em todos os computadores da firma, trabalhar de casa, quando a presença não é necessária no tribunal ou em reuniões, são algumas das utilidades da computação em nuvem. Elas são facilitadas por uma série de aplicativos.
Nem todos os aplicativos no mercado são apropriados para advogados e firmas de advocacia que operam — ou vão operar um dia — na nuvem. A advogada Stephanie Kimbro, que pratica advocacia virtualmente desde 2006 e escreveu um livro sobre o assunto, intitulado "Virtual Law Practice — How to Deliver Legal Services Online", e o advogado Tom Mighell, consultor de tecnologia jurídica e autor do livro "iPad in One Hour for Lawyers", selecionaram os dispositivos mais úteis para advogados e firmas de advocacia em um artigo para a Law Practice.
Nesta reportagem, serão apresentados alguns dos aplicativos que foram projetados especificamente para a advocacia, cuja utilidade é gerir arquivos e documentos. Eles foram testados pelos autores do artigo da Law Practice e também pelo advogado brasileiro Alexandre Atheniense, que é especialista em aplicativos jurídicos e colunista da revista Consultor Jurídico. Mais aplicativos serão apresentados em reportagens futuras, de acordo com suas utilidades. Atheniense explica que alguns aplicativos se ajustam 100% ao mercado brasileiro. Outros, nem tanto.
Gestão de arquivos e documentos
Os serviços de gestão de arquivos e documentos permitem ao advogado acessar seus dados em qualquer computador ou dispositivo móvel (telefone inteligente, tablets), em qualquer lugar onde haja uma conexão com a internet. E também permite ao advogado compartilhar seus documentos com clientes, outros advogados ou com qualquer pessoa. Os que melhor podem servir os advogados são:
DropBox (www.dropbox.com)
Esse é um dos aplicativos mais simples de operar e bastante popular entre os advogados. Você o utiliza para colocar seus documentos, arquivos e pastas na nuvem, para usá-los quando precisar ou para compartilhá-lo com outras pessoas. "É o serviço de armazenamento. O aplicativo preserva toda a estrutura de pastas e arquivos simultaneamente entre seus computadores e dispositivos móveis", diz Atheniense. Tudo que você tem a fazer é mover seus documentos ou arquivos para o espaço virtual do Dropbox. Eles são sincronizados quase que instantaneamente em algum lugar na nuvem. O DropBox disponibiliza 2GB gratuitamente para armazenamento de arquivos, cobra US$ 10 mensais por 50GB e US$ 20 mensais por 100GB.
Os autores consideram o DropBox o melhor aplicativo para gestão de documentos. Porém, têm dúvidas sobre a segurança de documentos em que a confidencialidade é fundamental. Mas o advogado Sam Glover, outro especialista no assunto e editor da publicação The Lawyerist, diz que há um certo exagero nessa preocupação. E explica: O Dropbox transmite os arquivos através de uma conexão criptografada e segura, embora os arquivos não sejam criptografados antes da transmissão. Mas armazena os arquivos criptografados em seus servidores. Isso significa que alguns poucos funcionários da empresa, nos EUA, poderiam ter acesso aos arquivos, em um pequeno intervalo de tempo. Porém, Glover se diz satisfeito com a declaração da empresa de que isso não vai acontecer, porque ela depende de sua boa reputação para sobreviver.
Alexandre Atheniense
"É a solução mais apropriada para solucionar problemas de armazenamento em nuvem, tanto em trabalho pessoal, quanto em trabalho de grupo, porque dá suporte ao compartilhamento de arquivos por grupos de acesso restrito que se formem no Facebook. Para solucionar a questão da segurança, uso o aplicativo TrueCrypt para criptografar meu sistema de arquivos. Sugiro também o aplicativo Mymail-Crypt for Gmail™, para criptografar mensagens enviadas pelo gmail, para quem usa esse programa para troca de mensagens eletrônicas pelo navegador chrome.
No uso pessoal ou em pequenos escritórios de advocacia, é preciso cautela com serviços em nuvem gratuitos ou de baixo custo, para fazer a devida diligência, ao permitir que usuários criem em seus fluxos de trabalho. A melhor opção sempre deverá ser a criação de uma Política de Segurança de Informação interna, para estabelecer limites ou vedações ao uso, explicitando como tais serviços podem ser usados e como. A ausência da Política de Segurança da Informação dá a sensação aos usuários de que qualquer conduta de compartilhamento ou acesso de dados é permitida, o que pode se tornar uma porta aberta para o vazamento de informações.
O Dropbox não é uma ferramenta adequada para garantir controle total aos gestores de informação no escritório de advocacia, que devem monitorar toda a interatividade sobre o vazamento de informações entre os seus colaboradores. Isso, no ambiente de trabalho. Existem outras soluções mais adequadas para manter o controle sobre toda a interatividade online dos usuários.
Mas o Dropbox e outras ferramentas similares podem oferecer aumentos enormes de produtividade, especialmente em um cenário em que cada vez mais usuários se conectam ao trabalho através de dispositivos móveis. Mas as ferramentas que se destinam ao manuseio dos usuários básicos, precisam ser cuidadosamente examinadas e os riscos devem ser explicitados e compreendidos, no que se refere ao vazamento de informações confidenciais da empresa.
Erros de falta de planejamento ou de controle sobre todas as atividades dos usuários com o compartilhamento de dados vão acontecer no início da adoção das ferramentas. Os escritórios de advocacia precisam investir em soluções mais robustas, que lhe dê o controle total sobre o fluxo da informação gerada, visualizada, editada e compartilhada. E, assim, decidir corretamente, estabelecendo uma linha de equilíbrio entre a conveniência e a segurança".
Box.net (www.box.net)
Como o DropBox, esse aplicativo disponibiliza ferramentas para gerenciar usuários, segurança e permissões, bem como para distribuir documentos para uma grande quantidade de empregados. Oferece 5GB gratuitamente e, então, US$ 10 mensais por 25GB e US$ 20 mensais por 50GB. Para grandes empresas, pode custar US$ 15 mensais por usuário, para um total de 500GB de espaço.
Alexandre Atheniense
"A versão paga do Box.Net é uma solução bem mais adequada em termos de segurança e funcionalidades, para gerenciar todo o fluxo de trabalho do escritório, relativo a documentos e arquivos no meio eletrônico. Ele lhe permite saber, em tempo real, até que documento é visualizado por um colaborador. É possível estabelecer quais pastas dos documentos serão compartilhadas com determinados usuários, sincronizar algumas pastas com outros computadores ou notebooks e até mesmo com outros aplicativos para tablets, como o GoodReader. O Box.Net tem recursos que permitem comentários ou listas de discussão a partir de qualquer arquivo, que o destaca não apenas como um mero depositário de dados, mas como uma solução integrada para acompanhar o fluxo de trabalho e a produtividade. Há quatro anos utilizo o Box.Net e não consigo mais ver o trabalho do escritório sem essa solução. Há uma versão em português.
NetDocuments (www.netdocuments.com)
Possibilita a criação de uma estrutura completa de pastas na nuvem. Todos os arquivos são facilmente encontrados online e você pode importar, sem problemas, os e-mails do Outlook para sua conta. Esse aplicativo também fornece uma função de records management – segundo a Wikipédia, uma tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), onde são gerenciados o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo. Segundo os autores, isso permite automatizar períodos de retenção de certos tipos de documentos. Há três níveis de preços: básico (US$ 20 mensal por usuário), profissional (US$ 30 mensal por usuário) e profissional plus (US$ 38 mensal por usuário). Todos começam com uma capacidade básica de armazenamento de 10GB.
Worldox (www.worldox.com)
Mais conhecido por seu software "autossuficiente" (standalone), oferece agora o Complete Cloud, que fornece o mesmo serviço de gestão de documentos Worldox, mas com um software para instalar ou fazer o upgrade – ou servidores para comprar. Para preços, é preciso ligar para a empresa.
Conheça nas próximas reportagens, aplicativos para computação em nuvem de grande utilidade para gestão de casos e de clientes, serviços para escritórios virtuais de advocacia, gestão de projetos, armazenamento de back-up de documentos online, acesso remoto, troca de e-mails e documentos criptografados, assinaturas eletrônicas e rastreamento de tempo, faturamento e emissão de faturas.
Por João Ozorio de Melo
Fonte Consultor Jurídico
