Especialista aponta como um empreendedor pode tornar o
dia mais produtivo
Ser
mais eficiente e conseguir ter espaço na agenda para todos os compromissos
diários é um problema moderno, especialmente para o empreendedor, que carrega a
responsabilidade de manter o seu negócio funcionando.
E,
ao contrário do que muitos podem pensar, um dia produtivo não significa ter de
criar diversas listas de tarefas e fazer as coisas o mais rápido possível, mas,
sim, dar espaço para tudo o que aumenta a produtividade, inclusive passar um
tempo desconectado do trabalho.
Para
isso, não é necessário criar regras rígidas, como horários para cada tarefa,
diz Christian Barbosa, especialista em produtividade da Neotriad e autor de
best sellers sobre o tema. “Cada um tem o seu ritmo. Pouca flexibilidade pode
ter o efeito contrário e tornar o executivo improdutivo ao gerar estresse”. O
especialista relata abaixo o passo a passo para fazer cada dia valer a pena:
1 — Durma o
suficiente
Se
é necessário acordar às 6 ou às 8 horas, é o seu relógio biológico que vai
decidir. “Há quem viva bem e consiga ser produtivo dormindo apenas quatro horas
por dia”, diz Barbosa.
O
importante é dormir o suficiente e com regularidade para conseguir encarar as
tarefas do dia a dia. Sono acumulado pode afetar severamente a produtividade
diária.
2 — Faça exercícios regularmente
Fazer
exercícios três vezes por semana é suficiente para manter uma boa saúde e gerar
energia para encarar as tarefas do dia a dia. Novamente, se você deve se
exercitar logo ao acordar, na hora do almoço ou à noite, só você mesmo pode
dizer. “O importante é se sentir bem e não fazer com que a atividade seja um
martírio”, diz Barbosa.
Além
de praticar um esporte ou se exercitar em uma academia, fazer caminhadas de 10
a 20 minutos diariamente também ajuda a manter a energia para concluir tarefas
e, consequentemente, aumentam a produtividade.
3 — Tenha tempo para você fora do trabalho
Não
há como dissociar o estresse da vida de um pequeno empresário, explica Barbosa.
E isso não é ruim. “ O estresse dá adrenalina, incentiva a concluir atividades.
O que não podemos fazer é deixar ele ultrapassar um limite no qual prejudica o
sistema imunológico e, consequentemente, interfere na produtividade”. Alto
risco: Estudo descobre como stress pode levar ao infarto e AVC.
Uma
das maneiras de evitar esse quadro é buscar atividades para relaxar ao menos
três vezes por semana. “Você pode jantar com o parceiro ou assistir a uma série
na TV por meia hora: o mais importante é se desconectar totalmente do trabalho
por um tempo”.
4 — Faça a tarefa urgente e, depois, a mais importante
A
ideia de que as tarefas mais importantes do dia devem ser feitas logo no
primeiro horário da manhã porque o período é mais produtivo é um mito, diz
Barbosa. “Verifiquei, por meio de softwares, que, na verdade, há um o pico de
produtividade por volta das 10 horas da manhã”.
Portanto,
Barbosa recomenda ao empreendedor começar o dia com tarefas mais burocráticas.
Posteriormente, o foco devem ser as tarefas urgentes e somente depois as mais
importantes. “Se deixar o urgente para depois o risco dessa tarefa aumentar e
virar algo catastrófico para o pequeno negócio é muito grande”.
Para
ter mais produtividade, é importante reduzir as tarefas circunstanciais, que
roubam tempo (e dinheiro) da empresa, a no máximo 10% do tempo, diz o
especialista.
5 —Planeje tarefas constantemente
O
planejamento talvez seja a única tarefa regular que deve ter um horário fixo.
“Isso ajuda a criar esse hábito”, diz Barbosa.
O
ideal é que o planejamento seja feito a cada três dias ou uma semana. “Fazer um
planejamento diário não gera resultados. Um planejamento de tarefas em um bloco
de tempo maior permite ter mais flexibilidade e tempo para ajustar o cronograma
conforme tarefas urgentes forem surgindo”, diz o especialista.
6 — Deixe um espaço livre durante o dia
É
muito comum que surjam problemas no negócio que atrapalham toda a agenda do
empreendedor e aumentam o volume de pendências a serem resolvidas.
Em
vez de gastar tempo remarcando todas as atividades, por que não deixar um
espaço livre do dia para resolver eventuais pepinos? É o que Barbosa recomenda.
“É muito difícil dizer quanto deve ser esse espaço de tempo. Vai depender do
ritmo e da agenda de cada um. Mas é essencial deixar esse espaço vazio na
agenda diariamente”.
Caso
não surjam pendências a serem resolvidas, ou elas não tomem todo o tempo
destinado a solucioná-las, o pequeno empresário pode usar esse tempo para
aprender algo novo ou aprimorar habilidades.
7 — Faça com que o almoço seja um evento social
É
essencial para manter a produtividade se alimentar bem, absorvendo nutrientes
que geram energia para enfrentar a rotina diária. Por isso, é altamente
desaconselhável almoçar correndo em uma rede de fast food, por exemplo, para
executar as tarefas do dia a dia: isso pode tornar o empreendedor ineficiente.
Para
aproveitar melhor esse tempo, a recomendação é utilizar o almoço para cultivar
relacionamentos, seja com funcionários ou parceiros fora da empresa.
8 — Trabalhe à noite, mas com restrições
Trabalhar
à noite depois de um tempo desconectado da empresa, em casa e sem interrupções
comuns no ambiente corporativo, também pode ser produtivo. É nesse tempo que o
empreendedor pode finalizar uma tarefa do dia ou aproveitar o tempo para
concluir um trabalho que exija mais criatividade e reflexão.
O
importante aqui é não fazer com que esse momento interfira na vida pessoal.
“Esse recurso deve ser usado eventualmente e de forma breve”, diz Barbosa.
Por
Marília Almeida
Fonte
Exame.com
