A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do Condomínio. É o trabalho em que o administrador do condomínio (Síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.
A administração dos Condomínios deverá ser realizada com base no Código Civil, na Convenção e Regulamento Interno do Condomínio, com observância aos princípios das legislação em vigor e das boas práticas da administração.
O que é Administração de Condomínios?
A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.
É o trabalho que o administrador do condomínio (síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.
Envolve itens de manutenção a serem observados, atividades operacionais, gestão de empregados, administração e contabilidade, além da relação com os condôminos e entre eles.
Funções da Administração de Condomínios
A administração do condomínio envolve cinco funções básicas da administração.
a) Planejamento:
Planejamento refere-se ao ato de constatar a necessidade de realização de uma ação/ atividade, de traçar objetivos e de identificar os meios, os recursos e as condições necessários para sua execução, estabelecendo prazos e metas.
b) Organização:
Organização refere-se ao ato de organizar as atividades, os meios e recursos disponibilizados, de forma a obter os resultados desejados no planejamento, com economia de gastos e potencialização de resultados.
c) Liderança:
Liderança refere-se a habilidade de influenciar as pessoas para trabalharem de forma motivada e cooperativa, visando atingir aos objetivos identificados e estabelecidos, atuando dentro dos princípios do trabalho em equipe.
d) Controle:
Controle refere-se a função administrativa de analisar o trabalho que esta sendo desenvolvido, comparando o que foi feito ou está sendo feito, com o que deveria ser feito ou alcançado, por meio de indicadores desempenho.
Tem como objetivo apontar desvios em relação ao planejado e propor alternativas para superar as dificuldades encontradas e atingir os objetivos esperados.
Objetivo da Administração de Condomínios
O principal objetivo da administração do condomínio é suprir as demandas administrativas, jurídicas e burocráticas de um condomínio visando o seu bom funcionamento.
O administrador do condomínio também deve ser um facilitador das relações interpessoais dos condôminos, moradores e frequentadores do condomínio.
Deve primar pelo cumprimento da Convenção e Regulamento Interno do Condomínio a fim de tornar a convivência das pessoas respeitosa e harmônica as necessidades e interesses do coletivo.
O que é necessário para Administrar o Condomínio?
Para realizar a administração do condomínio é necessário que o candidato a vaga de administrador do condomínio tenha alguns conhecimentos e habilidades, tais como:
· Conhecimento sobre a legislação pertinente (Código Civil e a Lei 4.591,de 16/12/1954, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias);
· Conhecimentos básicos de administração, envolvendo planejamento, organização, liderança e controle;
· Habilidade para lidar com números, a fim de cuidar das finanças e contabilidade;
· Habilidade de liderança, para coordenar os empregados e prestadores de serviço;
· Habilidade intermediar conflitos.
Tipos de Administração de Condomínios
O processo de administração do condomínio pode ser realizado por síndico natural ou profissional, com ou sem auxilio de prestadores de serviço.
Código Civil
Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.
§ 1º Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2ª O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
1. Sindico Natural
O Síndico Natural é um condômino do próprio condomínio eleito por meio de assembleia. Podendo ter o mandato pelo período de até dois anos. O qual poderá renovar-se.
Segundo o código Civil, o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Dessa forma o síndico pode, se achar necessário, contratar algum tipo de assessoria ou consultoria para auxilia-lo na administração.
Assessorias/Consultoria que podem ser contratadas
· Contador: para auxiliar nas obrigações contábeis;
· Advogado: para auxiliar nas questões de contratado, convenções e assuntos jurídicos;
· Bombeiro: para questões relacionadas a prevenção e combate a incêndio;
· Consultor de Segurança: para as questões relacionadas a segurança do condomínio;
· Empresa de Administração de Condomínio: pessoas jurídicas especializadas em auxiliar os síndicos em assuntos administrativos, financeiros e jurídicos.
2. Síndico Profissional
O sindico profissional é a pessoa física ou jurídica que por seu conhecimento, formação e experiência podem administrar o condomínio de forma profissional, como um prestador de serviço.
3. Empresa Administradora de Condomínio
As administradoras de condomínios são pessoas jurídicas, especializadas em assessoria e prestação de serviços jurídicos, financeiros e administrativos na área de condomínios.
Oferecem a prestação de serviços nessas áreas em apoio a administração do síndico, ficando a ele subordinadas.
Não cabe à empresa administradora tomar decisões pelo condomínio, uma vez que esse papel é único e exclusivo do síndico.
Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão.
Desta forma, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora.
Funções da Administração do Condomínios
· Cumprir, fiscalizar e fazer cumprir a Convenção e Regimento Interno;
· Gestão administrativa, que envolve basicamente:
· cumprir as exigências jurídicas e tributárias;
· realizar orçamento anual;
· realizar pagamentos e cobranças;
· administrar contratos;
· prestar contas ao Conselho Fiscal do Condomínio e Assembleia Geral e órgãos de fiscalização;
· Gestão de recurso humanos:
· administração de empregados e prestadores de serviço;
· Contratações, aplicações de medidas disciplinares e demissões;
· Folha de pagamento e benefícios;
· Administração de contratos;
· Designação, orientação e fiscalização de serviços e atividades;
· Gestão predial e de infraestrutura;
· Manutenções periódicas e preventivas;
· Manutenção emergencial;
· Limpeza e conservação de áreas comuns e áreas verdes;
· Gestão da Segurança do Condomínio:
· Plano de Segurança;
· Procedimentos de Segurança;
· Planos de emergência;
· Segurança Física;
· Serviços de Portaria;
· Vigilância Patrimonial;
· Prevenção e combate a incêndio;
· Contratação de seguros;
· Atender as demandas do condômino.
Fatores Envolvidos Administração de Condomínios
A administração do condomínio envolve a Assembleia Condominial, a Convenção e o Regulamento Interno do Condomínio, o Síndico (administrador do condomínio) e o Conselho Fiscal.
1. Assembleia do Condomínio
Assembleia Geral é uma reunião onde todos os condôminos são convocados e devem participar, tem como objetivo, inteirar os participantes sobre os assuntos do condomínio e deliberar sobre decisões necessárias.
É por meio da assembleia que se decide quem irá ser o síndico, ou seja, o administrador do condomínio.
A administração do condomínio se baseia no Código Civil e nas orientações e decisões tomada nas Assembleias, que são oficializadas por meio da Convenção Condominial e dos Regulamentos Internos.
Na assembleia são convencionadas as normas que regerão o condomínio, a aprovação das despesas, o valor das contribuições dos condôminos, a prestação de contas, a escolha do síndico e deliberação de decisões necessárias ao bom funcionamento do estabelecimento.
A assembleia de condomínio é o momento em que os condôminos se reúnem para discutir e tomar decisões sobre questões administrativas e que afetam a rotina do condomínio.
1.1 Tipos de Assembleias:
a) Assembleia Geral de Instalação:
É aquela feita para instaurar um condomínio novo , que acabou de ser entregue pela incorporadora. É feita a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, contratação de seguro obrigatório e eleição do primeiro síndico.
b) Assembleia Geral Ordinária:
É aquela que ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano.
Muitos condomínios aproveitam a Assembleia Geral Ordinária para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal e para fazer alterações na convenção de condomínio.
c) Assembleia Geral Extraordinária:
É aquela convocada em caráter extraordinário para discutir e aprovar despesas emergenciais, deliberar sobre assuntos emergenciais, e outros que não foram contemplados pela Assembleia Geral Ordinária.
Ela pode ser convocada a qualquer momento, dependendo da demanda exigida.
2. Convenção de Condomínio
A Convenção do Condomínio é o documento que reúne decisões, diretrizes e regras de convivência e de administração do imóvel convencionadas na Assembleia.
A Convenção deverá reunir as assinaturas de titulares de direitos que representem, no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio.
A Convenção de Condomínio deverá ser registrada em Cartório de Imóveis, bem como a averbação das suas eventuais alterações. Todo os condôminos devem receber uma cópia atualizada.
É ela que orienta a forma como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. O documento deve ser registrado em cartório de imóveis.
A convenção condominial é sua regulação maior, ela determina como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. Serve como um guia orientador para que o administrador do condomínio possa exercer a sua função com maior autoridade.
2.1 Conteúdo da Convenção
Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção poderá conter:
· A discriminação das partes de propriedade exclusiva, e as de condomínio, com especificações das diferentes áreas;
· O destino das diferentes partes;
· O modo de usar as coisas e serviços comuns;
· Encargos, forma e proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e para as extraordinárias;
· O modo de escolher o síndico e o Conselho Fiscal/Consultivo;
· As atribuições do síndico, além das legais;
· A definição da natureza gratuita ou remunerada de suas funções;
· O modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos;
· O quórum para os diversos tipos de votações;
· A forma de contribuição para constituição de fundo de reserva;
· A forma e o quórum para as alterações de convenção;
· A forma e o quórum para a aprovação do Regimento Interno quando não incluídos na própria Convenção.
4. Regulamento Interno
O regulamento Interno do condomínio visa disciplinar a rotina diário do estabelecimento e embasa as decisões e ações do síndico. Muito provavelmente, o recurso mais usado no dia a dia dos condôminos.
Nele constam as normas de conduta que o síndico, condômino, ocupantes, empregados, prestadores de serviço e visitantes, devem respeitar para garantir o bom funcionamento e a boa convivência no local.
O regulamento interno faz parte dos três documentos que colaboram no estabelecimento de regras para o condomínio, junto com o Código Civil e a convenção do condomínio.
A criação ou alterações do regulamento interno também precisam da aprovação de 2/3 dos condôminos.
4.1 Conteúdo do Regulamento Interno
Os assuntos abordados no regulamento interno pode variar de um estabelecimento para outro, mas a maioria envolve:
· Orientações e normas sobre o uso dos espaços comuns (piscinas, playgrounds, salões de festa);
· Horário de silêncio, reformas e manutenção;
· Procedimento para realização de mudanças, obras e reformas;
· Procedimentos para recebimento de visitantes;
· Procedimentos de segurança;
· Regras para convívio com animais;
· Vagas de estacionamento;
· Regras sobre aplicação de multas e advertências.
5. Conselho Fiscal do Condomínio
O Art. 1.356 do Código Civil, descreve que poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.
O conselho fiscal do condomínio é um órgão complementar, de auxílio e controle do trabalho do síndico.
Sua principal função é analisar as finanças do condomínio e emitir pareceres recomendando ou não a aprovação de contas.
O Conselho Fiscal é formado por condôminos que são eleitos por votação em reunião de assembleia, com os votos da maioria dos presentes.
O conselho fiscal tem como objetivo de cuidar da parte da prestação de contas e acompanhar os gastos do condomínio.
Mensalmente, o conselho tem acesso a documentação de prestação de contas do condomínio e faz o seu parecer se os gastos apresentados são os mesmos aprovados em assembleia.
5.1 Responsabilidades do conselho fiscal
· Eleger o presidente do conselho dentre os conselheiros;
· Acompanhar e auditar contas, orçamentos e documentação da gestão financeira;
· Garantir que os recursos arrecadados estão sendo aplicados corretamente;
· Conferir os balanços de contabilidade;
· Ajudar na elaboração da previsão orçamentária;
· Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades;
· Emitir pareceres concordando ou reprovando a prestação de contas anual;
· Verificar se estão sendo respeitadas as decisões tomadas em assembleia;
· Emissão do relatório do conselho fiscal de condomínio;
· Acompanhar o trabalho do síndico e da administradora do condomínio.
Atividades Administrador do Condomínio
Algumas das atividades exercidas pelo administrador do condomínio são:
· Gerenciar contas a pagar e a receber;
· Emissão de boletos para pagamentos da taxa condominial, fundo de reserva e multas;
· Fazer a gestão financeira e tributária;
· Organizar e alocar arquivos e documentos;
· Elaborar a previsão orçamentária e os demonstrativos de receitas e despesas do condomínio;
· Dar suporte na prestação de contas anual;
· Prestar assessoria jurídica;
· Atender dúvidas e solicitações dos condôminos;
· Manejar a folha de pagamento dos funcionários;
· Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
· Realizar cobranças e gerenciar a inadimplência do condomínio.
· Gestão financeira do condomínio;
· Controle da folha de pagamento de funcionários;
· Organização, pagamento e prestação de contas do condomínio;
· Organização, pagamento e prestação de taxas condominiais;
· Cobrança de inadimplentes;
· Cumprimento das declarações de obrigações fiscais e contábeis do condomínio;
· Cumprimento de burocracia de questões jurídicas;
· Assessoria para reuniões de assembleia;
· Orientar e fiscalizar os serviços manutenção e segurança do condomínio
· etc.
Referencia Bibliográfica
LEI Nº 4.591, DE 16 DE DEZEMBRO DE 1964. Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias.
Código Civil – LEI No 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002
Fonte Blog José Sérgio Marcondes
