Produtividade: segundo o historiador e administrador
inglês Cyril Northcote Parkinson, vamos sempre nos ajustar para usar todo o
prazo disponível para terminar uma tarefa
Quem
é que nunca sofreu ao se dar conta de que perdeu o dia inteiro fazendo coisas
inúteis e não conseguiu terminar a única coisa que realmente precisava fazer,
não é mesmo? Ou então levou um dia inteiro para acabar um trabalho besta.
Na
área de administração e gestão, fala-se da chamada Lei de Parkinson, segundo a
qual “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua
realização”.
Segundo
o historiador e administrador inglês Cyril Northcote Parkinson, vamos sempre
nos ajustar para usar todo o prazo disponível para terminar uma tarefa – por
mais simples que ela seja.
Se
você tem um dia todo para escrever um artigo que demoraria uma hora a ser
feito, tende a usar esse dia todo para terminá-lo. Mas é claro que essa “lei”
diz respeito a uma tendência que pode ser evitada. E alguns hábitos favorecem
erros desse tipo. Veja cinco deles.
Fazer várias coisas ao mesmo tempo
Precisamos
aceitar de uma vez este fato: não somos capazes de fazer mais de uma coisa que
exija a concentração ao mesmo tempo. Ou você lê um livro ou assiste à TV; ou
escreve um texto ou lê um artigo na internet.
Fazer
essas coisas ao mesmo tempo é impossível. Você só está, na verdade, alternando
tarefas e perdendo mais tempo, já que perde a concentração cada vez que para de
fazer uma coisa e vai para outra.
Trabalhar com o e-mail aberto
Ler
e responder e-mails enquanto trabalha entra na categoria “fazer mais de uma
coisa ao mesmo tempo”, então a regra acima se aplica também aqui.
É
uma prática comum entre pessoas produtivas só checar o e-mail durante alguns
períodos específicos do dia – logo de manhã, na hora do almoço e no fim da
tarde, por exemplo. Deixe seus colegas saberem que, se tiverem algo urgente
para tratar com você, devem lhe telefonar.
Ficar procurando coisas inúteis no Google
Você
está concentrado no seu trabalho, mas aí olha para a janela, vê uma nuvem
estranha e começa a se perguntar se vai chover. Então fica pensando em como sua
avó conseguia prever o tempo só olhando para o céu, e resolve pesquisar no
Google como fazer isso porque você também quer aprender.
Quarenta
minutos depois, você se vê assistindo a um vídeo sobre teorias da conspiração e
não faz ideia de como chegou ali.
É
meio perturbador se ver pesquisando sobre armas secretas da Rússia, sereias ou
civilizações do centro da terra quando alguns minutos atrás você estava super
determinado a terminar um relatório, mas às vezes essas grandes questões da
vida aparecem na nossa cabeça e aparentemente a única solução possível é parar
tudo e ir para o Google.
Mas
você sabe que esse é um hábito horrível se você tem trabalho a fazer, né? Parar
uma tarefa para fazer outra no lugar quebra sua concentração e faz com que você
perca um tempo valioso.
Quando
lhe vier à mente algo sobre o qual queira pesquisar ou alguma outra ideia,
anote num papel e volte a fazer o que estava fazendo. Sim, isso já é uma
interrupção, mas você já havia perdido o seu foco e pelo menos está lidando com
isso de uma forma que não lhe faz perder ainda mais tempo.
Não priorizar as coisas
É
legal ter um plano B para a sua vida caso as coisas não corram exatamente como
você espera, e talvez seja com ter um plano C também (especialmente se você for
jornalista).
Mas
muita gente dá um peso igual a todos esses planos enquanto ainda ataca outros
objetivos menos importantes. É importante ter interesses variados e
diversificar suas atividades, mas se perder de vista quais são as coisas mais
importantes para você, vai ficar à deriva e nem saberá mais por que está
fazendo as coisas que faz.
Isso
vale não só para grandes planos de vida, mas para o seu planejamento de tarefas
do dia a dia também. Por isso, lembre-se sempre de priorizar.
Anote
seus planos todos e depois separe os dois ou três que são realmente importantes
– e foque neles. O mesmo com suas atividades diárias: organize-as em ordem de
importância e siga essa ordem na hora de executá-las.
Assim,
se não conseguir concluir algo durante esse dia, pelo menos terá completado o
que for mais importante. É bem provável que você acabe percebendo que as
tarefas do fim da lista são dispensáveis. Ou pode perceber que é preciso
delegá-las para outra pessoa fazer.
Deixar as tarefas mais importantes para o fim do dia
Você
chega ao trabalho ainda meio sonolento e prefere começar com tarefas mais
fáceis e deixa o que for mais pesado, embora mais importante, para depois?
Se
a resposta for sim, saiba que está no caminho errado. Pode parecer a saída mais
esperta, mas seus efeitos vão contra você: não só nossa energia, mas também
nossa força de vontade diminuem ao longo do dia.
Logo,
se você deixar o que for mais importante para depois, as chances de não
conclui-las são altíssimas. Priorize suas coisas – de preferência, na noite
anterior – e comece o dia já atacando o que tem de ser feito primeiro.
Por
Ana Carolina Prado
Fonte
Exame.com
