Enviar links em vez de arquivos, evitar copiar muitos
destinatários e escrever textos curtos são algumas das recomendações
Embora
o uso de e-mail entre pessoas físicas esteja caindo em desuso, o uso da
ferramenta continua em alta nas empresas, de acordo com um estudo feito pelo
Radicati Group. Enquanto a troca de e-mails pessoais cai de 3% a 4% ao ano, o
número de mensagens eletrônicas corporativas deve crescer, em média, 13% ao ano
até 2016. E por mais que enviar ou receber um e-mail, hoje em dia, seja uma
tarefa banal na rotina de trabalho, essa atividade requer cuidados.
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O e-mail é, sem dúvidas, uma ferramenta sensacional. Mas virou um remédio para
todos os males. Especialmente entre os profissionais mais jovens, que, em
muitos casos, usam o e-mail até como escudo, para não precisar tratar ao vivo de
assuntos desagradáveis ou comprometedores — afirma Sergio Guimarães, autor do
e-book “E-mail eficaz” e consultor da Academia do Tempo, empresa especializada
em administração de tempo, produtividade e qualidade de vida.
Guimarães
ressalta que o e-mail costuma ser eficaz quando o assunto não for urgente e os
envolvidos não estiverem disponíveis; para tratar de assuntos simples, como
agendar uma reunião, enviar arquivos ou informações, atualizar um relatório ou
plano de ação; quando for indispensável formalizar a troca ou a solicitação de
informações; nos processos que envolvem responsabilidades compartilhadas e
quando for necessário enviar arquivos ou links. Mas é melhor não utilizar o
e-mail quando o assunto for pontual ou urgente e demandar uma resposta imediata;
quando for preciso negociar, influenciar pessoas ou partilhar informações
confidenciais; quando o assunto demandar a participação intensa de várias
pessoas; e em discussões delicadas que possam gerar algum conflito, desconforto
ou constrangimento para os envolvidos.
Veja
algumas dicas do autor para utilizar o e-mail de forma mais efetiva e eficaz no
trabalho:
1. Pense antes de enviar
Lembre-se
de que o e-mail não é uma ferramenta segura, confidencial e sigilosa. Depois de
enviado, você perde totalmente o controle sobre a mensagem, que pode ser
encaminhada para muitas pessoas e lidas por pessoas impróprias — ou, ainda, publicada
no Facebook ou em outras redes sociais. Antes de enviar, procure se perguntar
“O que aconteceria se o meu chefe lesse esse e-mail?” ou “O que aconteceria se
toda a empresa tivesse acesso a este email?”. Na dúvida, é melhor não mandar.
2. Menos cópias
Evite
copiar suas mensagens para vários destinatários. A quantidade de e-mails que
você recebe é diretamente proporcional à quantidade de e-mails que você envia.
Em média, para cada cinco e-mails que você envia, três são respondidos. Logo
quanto menos e-mails e cópias dos seus e-mails você enviar menos respostas vai
receber. Quando for inevitável, prefira utilizar a opção cópia oculta (Cco), o
que impede que os destinatários respondam a mensagem para todos, iniciando uma
infindável progressão geométrica de e-mails.
3. Clareza
Informe
com clareza o conteúdo do e-mail no campo assunto. E-mails com assuntos vagos
ou com o título em branco são facilmente deletados ou ignorados.
4. Contato
Forneça
informações completas de contato. Nunca deixe de enviar um e-mail com seu
telefone e endereço, já que o destinatário pode preferir ligar ou enviar um
material pelo correio — sem precisar enviar mais um e-mail pedindo as
informações de contato.
5. Leveza
Evite
anexar arquivos muitos pesados. Serviços como Sendspace ou o Dropbox facilitam
no envio e compartilhamento sem lotar ou travar a caixa postal do destinatário.
6. Confirmação
Desabilite
a opção de solicitação automática de confirmação de leitura, disponível em
programas como o Outlook. Quando necessário solicite a confirmação de
recebimento diretamente no texto do e-mail.
7. Objetividade
Ganhe
tempo e poupe seu destinatário de abrir alguns e-mails inserindo respostas
breves e objetivas no campo assunto. Evite também encaminhar um novo e-mail se
a resposta for apenas um “Ok” ou “Obrigado”.
8. Resposta automática
Mensagens
automáticas como “Recebemos seu e-mail. Em breve entraremos em contato” são
dispensáveis. Já o uso do assistente de ausência temporária é recomendado em
períodos de férias ou afastamentos mais longos: a mensagem deve informar o
período de ausência e oferecer um ou mais contatos alternativos.
9. E-mails impróprios
Não
faça contatos profissionais com e-mails impróprios tais como
fabiojunioreuteamo@xxx.com.br ou batatinha123@yyy.com. Também não se deve usar
o e-mail corporativo para enviar seu currículo para outras empresas.
10. Telefone
Se
tiver pressa para resolver um assunto, telefone. Não mande um e-mail para, logo
em seguida, ligar para cobrar um retorno. Por mais que o e-mail seja entregue
imediatamente, ele não precisa ser lido e nem respondido no mesmo minuto.
11. Histórico
Se
a conversa por e-mail for longa, pode preservar apenas as últimas três
mensagens.
12. Respostas
Se
a mensagem não precisa ser respondida, finalize o e-mail com “não é preciso
responder”. Evite abusar da opção responder a todos. Quando possível, escreva
no final da mensagem: “Por favor, respondam somente para mim.”
13. Anexos
Substitua
os anexos por links sempre que enviar e-mails sempre que possível.
14. Saudações
Tenha
cuidado com o tom do texto. “Prezado senhor” pode soar formal demais, enquanto
“meu grande amigo” ou “minha querida” podem constranger o destinatário. Um
simples “olá” atende bem na maioria das vezes. Para encerrar o e-mail use
“atenciosamente”,“obrigado” ou “um abraço”. Por via das dúvidas evite encerrar
seus e-mails com “beijos” ou “saudades”.
15. Seja sucinto
Evite
escrever e-mails com mais de três parágrafos, já que, normalmente, textos
longos não são lidos — ou causam irritação no destinatário. Se o assunto
demanda muito texto, prefira telefonar ou conversar pessoalmente. Fique de olho
na barra de rolagem lateral. Se ela for acionada é mau sinal.
Por
Maíra Amorim
Fonte
O Globo Online
