Ano novo, novas promessas, hora de reforçar
objetivos, planos e metas. Muito bem colocado pelo meu querido professor Carlos
Bitinas em seu artigo “Sem planejamento e ação, Ano Novo será como os outros”. É preciso planejar e tirar do papel os projetos e dar movimento a eles.
Neste momento, precisamos avaliar quais as
ferramentas serão necessárias e estarão ao nosso alcance para execução dos
planos, medição, acompanhamento e monitoramento, para que as ações sejam passíveis
de melhorias.
No último artigo, Claudio Wilberg mencionou
as diversas opções de softwares e aplicativos disponíveis no mercado e a tendência
é de multiplicação, cada vez mais alternativas. Importante dizer que também há soluções
para todos os tipos de bolso. Desde o escritório do “eu sozinho”[1] às organizações de grande porte.
O que assistimos na prática é uma demanda de
orientação para “troca” do sistema, pois não funciona como esperado, não gera
relatório. O que ocorre na verdade é que o cliente pouco conhece o produto,
gerando informações distorcidas, incompletas e “não confiáveis”. A questão é: se
inserirmos ar no programa vamos gerar ar, se inserirmos abacaxi no programa
vamos gerar abacaxi! Não tem remédio.
Mas, tem prevenção. Juntando tudo que foi
dito nos últimos artigos de meus colegas colunistas, o importante é planejar,
organizar e MAPEAR! O mapeamento das atividades, rotinas, procedimentos para se
atingir o objetivo traçado, monitorar acertos e erros, ajustar desvios,
implantar melhorias, escolher softwares e ferramentas adequadas é um bom
mecanismo. É uma maneira de se evitar os dissabores do tipo “comprei o que não
serve”.
Os softwares disponíveis para o seguimento
jurídico, todos com suas vantagens, possibilidades e diferenciais. Porém, em
boa parte dos casos não é o problema e sim sua inadequada utilização.
Ao traçar planos de voo para este ano e
futuros, é muito relevante que se conheça o que tem disponível em sua organização
(escritório, jurídico interno e órgãos públicos) para saber se o que existe já lhe
atende ou facilitar a percepção do que é necessário.
Segundo pesquisa da ComputerWorld, 60% das
empresas que optaram por implantar sistemas sem a modelagem de processos
experimentaram:
- Retrabalho na revitalização dos sistemas;
- Novo projeto, com redesenho e necessidade de reimplantação;
- Perda de credibilidade da ferramenta e frustração dos colaboradores;
- Aumento do tempo médio do projeto devido ao desalinhamento do negócio com o sistema.
Nesta etapa é preciso fazer como lista de
supermercado, anotar o que tem em casa, o que precisa comprar, o que é prioridade,
o que é supérfluo e na hora da compra saber optar pelos itens mais importantes,
sabendo o que deseja e descobrindo novas opções. No caso do sistema controle de
processos, prazos, alimentação automática de judiciário, biblioteca, GED, controle
financeiro, integração com contabilidade fiscal, controle de contratos, marcas
e patentes, integração com outros softwares, biblioteca, mobilidade, relatórios
entre outros.
O período de janeiro e fevereiro permite que
se priorize essas atividades, colocar a casa em ordem, abrir armários, gavetas,
arquivos e “vasculhar” coisas que estão para fazer há longa data.
Essas informações ajudam a traçar o plano de
voo, não evitam trovoadas e turbulências, mas nos preparam para melhor enfrentá-las.
[1] “Eu sozinho” é como
denominamos o escritório de apenas um advogado.
Por Simone Viana Salomão
Fonte Consultor Jurídico
