A maioria das reuniões só consome tempo e não leva a uma decisão
Eu sou muito favorável à dieta de reuniões no ambiente corporativo, ou seja, a melhor reunião é aquela que foi resolvida por outros meios (um papo no café, e-mail, alguém tomou a decisão previamente etc.). Dois terços das reuniões corporativas não chegam aos resultados e consomem apenas tempo dos executivos e dinheiro das empresas.
Se a reunião é essencial, então o primeiro passo é ter uma boa convocação. Pauta é um item básico, mas, mais do que isso, a reunião precisa ter um objetivo bem definido. Ou seja, o que estará resolvido quando a reunião terminar? Não ultrapasse dois objetivos e certifique-se de que a pauta tem itens que ajudam a atingir esses objetivos e com tempo definido.
Reunião produtiva é reunião bem conduzida, ou seja, aquela em que alguém assume a liderança em todos os momentos e ajuda a focar, controlar o tempo, anotar os próximos passos e evitar dispersões. Como dica, informe os participantes previamente sobre o objetivo e a pauta. Conforme o assunto for sendo resolvido, risque-o da “lista”.
A utilização de um cronômetro também é muito eficiente para que a reunião não ultrapasse o tempo e que todos sejam corresponsáveis pelo bom andamento do encontro. No final, envie aos presentes os próximos passos, com responsáveis e data e um breve resumo do que foi discutido.
Por Christian Barbosa
Editado por Priscila Zuini
Fonte Exame.com
