Tidos como uma tendência no mercado jurídico, os escritórios de advocacia virtual se destacam como algo conveniente para quem opta por algo mais versátil e prático.
Mesmo antes da epidemia global de COVID-19, já era possível encontrar inúmeras empresas que adotaram o ambiente virtual como padrão, e com o aumento da prática de home office devido à pandemia, também houve um aumento exponencial do número de escritórios virtuais. Portanto, nesse artigo iremos detalhar algumas dicas para a criação e melhoria de um escritório de advocacia virtual.
O que são escritórios virtuais de advocacia?
Escritórios virtuais são definidos como aqueles que adaptaram seus serviços para não precisarem manter espaços físicos, ou seja, que realizam todo o atendimento online. Essa modalidade pode ser extremamente rentável, e em tempos atuais, cada vez mais tanto empreendedores quanto clientes procuram esse tipo de serviço.
As vantagens variam, desde mobilidade, eficiência e versatilidade à otimização de despesas e lucros, além da praticidade para ambas as partes (profissional e cliente). Não é necessário se desfazer do espaço físico, caso já conte com um. Isso pode ser considerado um acréscimo positivo na visão do cliente.
Obviamente, o regime em home office também traz alguns desafios e exigências, como por exemplo a disciplina e foco necessários para esse tipo de trabalho, além de um ambiente organizado para manter a produtividade e harmonia.
Por onde começar?
1. Saiba quem é sua clientela. Entenda o que seu público alvo procura, e ainda mais importante, porque eles procuram isso. Conheça quais são seus reais interesses, tenha uma visão humanizada de suas necessidades e objetivos.
2. Invista em uma boa identidade visual. A identidade visual é o primeiro contato do cliente com sua marca. Quanto mais adequada ela for, melhor transmitirá os valores de sua empresa. Uma identidade forte e séria pode propagar a ideia de uma empresa séria, profissional e competente. Obviamente apenas uma identidade visual forte não é o suficiente para garantir o sucesso de seu escritório, mas não se preocupe, ainda temos várias dicas.
3. Crie um domínio para o site do escritório e e-mails. Isso passa uma imagem de profissionalismo e seriedade, o que traz segurança ao cliente. Também é conveniente que haja uma plataforma padrão para recebimento de honorários, e que aceite diferentes tipos de pagamento. Essas medidas auxiliam profundamente na organização de clientes, e recebimentos ao agrupar todas as informações em plataformas específicas. Registrar o negócio na plataforma Google Meu Negócio também pode trazer vantagens, como tornar seu escritório mais conhecido, atrair clientes, te dar direito às estatísticas de acesso, melhorar sua reputação e consequentemente, conquistar a confiança de seu público alvo. Também é interessante, com base nos dados de público alvo, criar redes sociais para seu negócio, e juntamente com o site, mantê-las atualizadas com conteúdos que as direcionam ao site oficial. Certifique-se de oferecer meios para entrar em contato em todas as suas redes sociais, e mantenha todas as informações completas no site.
4. Tenha um telefone e WhatsApp para contato. Não podemos negar que a maioria das mensagens trocadas hoje em dia utilizam a plataforma WhatsApp, sendo que algumas pessoas não se sentem confortáveis (ou não dispõem de tempo) para fazer ligações. Portanto, o aplicativo gratuito WhatsApp, que conta com um sistema especial para empresas (que pode ser utilizado por vários atendentes) é um item essencial para quem pretende atender online. É muito prudente contar com um telefone para ligações, pois assim como há pessoas que não se sentem confortáveis fazendo ligações e preferem enviar mensagens de texto, há quem não goste de mensagens de texto e preferem o imediatismo da ligação. Portanto, é recomendável que ambos canais de contato sejam disponibilizados.
5. Certifique-se de sempre contar como uma conexão estável. Ao conduzir um negócio online, quase todos os seus meios de contato com clientes depende de sua conexão à internet. Dessa forma, é crucial que ela esteja sempre funcionando sem interrupções ou atrasos.
6. Por mais que o fluxo seja projetado para um atendimento online, é sempre prudente ter um espaço em mente para encontros presenciais em caso de necessidade. Esse espaço pode ser apenas uma sala em um espaço de coworking, onde é possível alugar um espaço do tamanho desejado por algumas horas. Portanto, mantenha sempre o contato de alguns lugares onde seja viável alugar uma sala adequada para eventuais encontros com clientes e associados.
7. Muitos clientes têm necessidade de um atendimento rápido. Coloque um prazo máximo razoável para resposta e atendimento ao cliente e seja disciplinado para responde-los o mais rápido possível. Outra solução prática é ter um sistema de resposta automática, seja pelo site ou pelo WhatsApp.
Home Office no ramo jurídico
Apesar de várias áreas seguirem a tendência global de aderir ao home office, algumas recomendações aqui dispostas são mais específicas para empreendedores que tem como foco o ramo jurídico.
· Estude e entenda como funciona divulgação e marketing jurídico. Algumas regras e restrições são específicas para esse setor, e com tantos detalhes é crucial e indispensável que esse assunto seja estudado incansavelmente. A 3MIND já publicou diversos artigos e tem até cursos sobre isso, como o Essentials – Marketing Jurídico, vale a pena conferir.
· Crie um ambiente de trabalho adequado. Tenha um espaço próprio e equipamento para uma chamada ou gravação de vídeo, caso seja necessário. Esse espaço deve ser o mais reservado possível, para que não haja distrações ou inconvenientes durante as chamadas e gravações.
· É sensato considerar criar uma assinatura eletrônica, para facilitar eventuais trâmites de documentos eletrônicos.
· Utilize ferramentas e softwares para otimizar e dinamizar seu trabalho. Algumas ferramentas para organização e gerenciamento de tarefas, armazenamento de arquivos (preferencialmente na nuvem) e administração dos times (caso haja) são altamente recomendados. Softwares jurídicos para organização e atualização automática de processos, análise de dados, acompanhamento por meio de agenda compartilhada e controle financeiro são cruciais para o bom funcionamento da empresa.
Os erros mais comuns ao aderir ao home office
Como toda alteração, trabalhar permanentemente em casa traz consigo uma gama de desafios. Para uma conversão mais tranquila, trouxemos um conjunto de práticas a serem evitadas por quem pretende aderir à modalidade.
1. Um dos maiores problemas relacionados ao home office é a falta de horários fixos e disciplina para cumprir ditos horários. Ter horas pré-definidas é essencial a qualquer profissional, esteja ele em regime de home office ou não. Ao cometer esse erro, você pode acabar passando a impressão de estar disponível 24 horas por dia, o que não é saudável, ou acabar não priorizando o trabalho a ser feito, deixando sempre para ser feito “daqui a pouco”.
2. Ausência de um local de trabalho apropriado. Ainda que a firma seja virtual, isso não quer dizer que é prudente trabalhar em qualquer lugar. Procure sempre um ambiente sereno e livre de distrações, pois afinal, trabalho é trabalho. É necessário cumprir sua jornada de trabalho de forma cômoda e sem interrupções. Ter um ambiente adequado implica em uma maior agilidade e eficiência, além de evitar possíveis problemas de postura e estresse por não conseguir cumprir suas demandas no tempo necessário caso haja muitas distrações.
3. Uso de roupas inadequadas. É muito comum encontrar alguém afirmar que por trabalhar em casa, não vê necessidade de tirar o pijama. Uma das recomendações de especialistas a quem adere ao home office é manter uma rotina de preparação para o trabalho. Ao manter as etapas de costume (por exemplo: acordar, tomar café, tomar banho, escovar os dentes, se vestir e ir trabalhar), seu cérebro entende que você está se preparando para exercer sua atividade diária, portanto tem mais estímulos. Por não estar em um ambiente formal, não é necessário se vestir como se estivesse no escritório (a não sei que tenha uma videoconferência ou pretenda gravar algum conteúdo em formato de vídeo), mas procure sempre escolher se vestir com roupas apresentáveis e que sejam confortáveis.
4. Misturar atividades profissionais e domésticas. Outro ponto que afeta a produtividade e o foco no trabalho é tentar fazer tarefas domésticas. Principalmente quem mora sozinho entende o quão tentador é fazer duas coisas ao mesmo tempo, como por exemplo ler um artigo ou caso enquanto varre a casa. Ter uma divisão bem definida dos afazeres domésticos e do trabalho ajuda a se concentrar separadamente em cada função, realizando-as de forma mais eficiente e correta. Misturar os deveres pode acarretar em uma desorganização geral, e em consequentes erros em ambos serviços. Da mesma forma que é necessário predefinir as pausas, para que não ocorra distrações indevidas, como começar a trabalhar com a TV ligada ou acidentalmente derrubar comida no computador por tentar almoçar sem parar de trabalhar.
Dicas para impulsionar seu escritório de advocacia virtual
Agora que você já sabe como criar seu escritório e entende a importância dele, separamos algumas dicas para ajudar no sucesso do seu negócio.
1. Se torne autoridade no assunto
Cada vez mais a clientela procura por pessoas que entendam do assunto, especialistas. Apenas o status já não basta. Quando um advogado se torna uma autoridade digital, é comum que seja convidado para consultas jurídicas e palestras além de ter seu material usado como referência por outros. Por meio de vídeos, cursos, podcasts e inúmeros artigos a respeito disso, como “A importante escolha do nicho para obter uma autoridade digital” e “Como começar uma estratégia de marketing digital para advogados iniciantes ou em transição?“, a 3MIND ajuda aqueles iniciantes ou em processo de transição a entenderem como essa ascensão ocorre.
2. Mantenha presença digital
Redes sociais, sites e blogs jurídicos são essenciais para se conectar com seu público alvo no cenário atual, e para te ajudar, a 3MIND tem vários artigos e vídeos a respeito disso, como “Marketing jurídico digital: conceitos básicos que todo advogado precisa saber“, Post para Advogados: como bombar nas redes sociais
3. Produza um canal no Youtube
A produção de conteúdo para clientes e até outros advogados é de extrema importância, sendo um dos principais métodos de divulgação e adquirir novos clientes, como será possível aprender ao estudar as particularidades do Marketing Jurídico. Por isso é altamente recomendado a criação de um canal no YouTube e fazer uploads de vídeos periodicamente.
4. Utilize técnicas de SEO
Por último mas não menos importante, é interessante que se utilize técnicas de SEO (Search Engine Optimization – em português Otimização para Mecanismos de Buscas), que é usado para otimizar sites, blogs e páginas da web, consistindo, dentre outras coisas, em uma extensa pesquisa de concorrentes para assim posicionar o conteúdo desejado entre os principais resultados do Google.
Por Anna Teixeira
Fonte 3MINDCAST
