Os novos hábitos têm sido um verdadeiro
desafio para os profissionais que tiveram que trocar os escritórios pelo home
office durante a pandemia de Covid-19.
Por mais que já se fale dessa transição há
algum tempo, ao menos como uma condição opcional, há adequações necessárias. Sem
dúvidas, as reuniões online estão entre as práticas que mais têm causado
estranheza e incômodo.
O aumento dessa atividade se dá pelo fato de
que é necessário ter um diálogo em tempo real substituindo a reunião presencial,
sendo a chamada de vídeo o melhor formato.
Ainda que a tecnologia atual permita sessões
de boa qualidade, os profissionais sentem o peso em detalhes simples, mas que
desgastam e exigem muito mais concentração.
Nesse impasse entre a necessidade real de
realizar reuniões online e a carga que elas têm para a rotina dos profissionais,
um meio-termo é essencial.
É necessário lutar contra a fadiga causada, o
que só é possível por meio de boas práticas. Antes de tudo, é essencial também
entender o que gera tanto cansaço e estresse.
O óbvio aumento de
reuniões online
Com a quarentena, a necessidade de
distanciamento social implica adequações significativas.
As reuniões presenciais deram lugar às
chamadas de vídeo, agora muito mais frequentes, ainda que fossem algo previsto
e até mesmo necessário.
As empresas desenvolvedoras das plataformas
já começam a contabilizar esse crescimento, por exemplo, como a Microsoft, que
apontou aumento de 500% do uso do Teams para desktop, enquanto a versão mobile
chegou a 200% de maior atividade.
Ainda sobre as ferramentas, a que teve a
maior ascensão foi a Zoom, que em 2020 teve uma valorização de 60%, chegando ao
valor de US$ 38 bilhões.
Para essas companhias, a nova realidade
global foi uma oportunidade de mostrar suas soluções e ter um grande aumento no
fluxo de usuários diariamente.
Por que é tão
cansativo estar em uma reunião online?
Por mais que as reuniões online sejam uma
adaptação necessária, a prática não é a mais agradável.
Muito se fala, ao tom de crítica bem-humorada,
que algumas reuniões poderiam ser resolvidas com e-mails — mas no âmbito online
o problema vai além disso.
Essa atividade é comprovadamente mais
cansativa, física e mentalmente, do que quando realizada presencialmente.
Fatores mentais e
físicos
Andrew Franklin, professor assistente da
Universidade do Estado de Norfolk, afirma que há estudos do campo de
ciberpsicologia que apontam a maior dificuldade em concentração e foco nas
reuniões online.
O motivo principal é simples: nessas
chamadas, só é possível ver, na maior parte do tempo, o rosto dessas pessoas, o
que dificulta a linguagem corporal.
Quando as pessoas falam, seus discursos e
manifestações por palavras constituem apenas 15% da comunicação.
Os outros 85% têm um peso muito maior para
ajudar na compreensão de quem está sendo o receptor dessas mensagens.
Se não é possível ver o corpo inteiro da
pessoa, há uma dificuldade natural que é imposta nas chamadas de vídeo.
Consequentemente, há uma necessidade maior
de concentração, e um esforço que cansa e estressa muito mais do que o normal.
Uma vez que essas chamadas passam a compor a
rotina do trabalhador, é comum que ele esteja cada vez mais exausto.
Naturalmente, ele sente que uma grande
parcela desse seu esgotamento é parte da rotina de reuniões online.
Assim, dia após dia, é comum que haja um
estresse prévio e até mesmo comportamentos de ansiedade excessiva diante da
iminência de ter que participar de mais algumas sessões de vídeo.
Fatores tecnológicos
O momento atual da tecnologia é louvável, prova
disso é a possibilidade de continuar trabalhando em casa, com o mínimo de
perdas na experiência, durante um momento de isolamento social.
Ainda que o patamar tecnológico atual esteja
alto, há algumas pequenas falhas e problemas de funcionamento que, acumulados a
todos os fatores já citados, podem cansar ainda mais.
O som nunca está alto e devidamente
compreensível, a tela dividida entre várias pessoas torna a visualização ruim e,
comumente, os delays de transmissão, em média limitados a 1,2 segundos, ajudam
a irritar ainda mais.
Esse conjunto de detalhes prejudicam a
experiência e a tornam ainda mais estressante para o profissional.
Infraestrutura
pessoal
Outro problema muito comum é a falta de
infraestrutura pessoal.
Nem todo profissional tem um quarto que pode
usar de escritório, no qual pode estar livre de interrupções, barulhos e o que
mais é necessário evitar para um bom dia de trabalho.
Assim, as reuniões online se tornam ainda
mais complicadas, já que existe o impacto de fatores externos.
Animais de estimação, filhos, pessoas
transitando, o barulho do ambiente em que todos estão simultaneamente e alguns
outros fatores são quase inevitáveis.
Em tempos em que todos estão em casa, silêncio
e tranquilidade estão em falta, causando mais incômodo e estresse.
É possível lutar
contra a fadiga
Em meio aos fatores que comprovam como as
reuniões online são realmente estressantes, é necessário adaptar também o uso
deles.
Indispensáveis, se realizadas ações voltadas
ao bem-estar do profissional, é possível tirar um pouco do peso que essa
atividade tem gerado.
Só quando
imprescindível
Por mais que seja difícil, as reuniões
online precisam ser reduzidas e limitadas. De preferência, faça somente quando
forem imprescindíveis.
Cabe uma reflexão a todos, no cotidiano, para
que realmente se questionem: “um e-mail resolveria essa questão?”.
Sem a necessidade da
câmera
A necessidade de estar em frente a câmera
tira a mobilidade, aumenta a necessidade de se manter em uma só posição e torna
tudo mais cansativo.
É preciso estabelecer uma relação de
confiança com o colaborador, dando a liberdade do uso apenas do áudio.
Uma coisa de cada
vez
Aos profissionais, é necessário refletir a
postura multitarefas.
Enquanto a reunião acontece, o ideal é focar
somente nela. Tentar conciliá-la com outras demandas só deixará o processo mais
cansativo.
Pausas em reuniões
longas
Reuniões longas são ainda mais exaustivas
que o normal, mas nem sempre é possível evitá-las. A melhor forma de lidar com
isso é propor pausas.
Assim, o profissional pode se organizar, reformular
pensamentos e então voltar com mais foco e disposição.
Expediente deve ser
respeitado
Reuniões que extrapolam o horário de
expediente devem ser evitadas.
Além de um desrespeito à rotina e aos
direitos do profissional, elas são cansativas e dificilmente geram o
engajamento necessário.
O mesmo se aplica a ligações, mensagens de
texto e contato aos finais de semana, nos casos em que o profissional não
trabalha nesses dias.
As reuniões online são, comprovadamente, mais
cansativas do que os encontros presenciais.
Também é importante considerar que todos
estão sendo afetados mentalmente pelas incertezas, riscos e medos que a
pandemia da covid-19 impôs.
Por isso, é essencial que as chamadas de
vídeo não sejam mais um problema!
Mais do que nunca, escritórios e empresas
devem se preocupar com a saúde mental dos colaboradores. Entender esse tema
deve ser prioridade para quem está no comando de setores e empresas.
Fonte Influencce Law
