Quem faz, como
redigir, onde deve ser registrada e muito mais
Tenho por costume sempre fundamentar meus
entendimentos em dispositivos legais. Mas o tema não encontra lei que o embase,
exceto, algumas convenções de condomínio, que vez por outra preveem alguma
coisa.
Porém, nem por isso este tão importante
documento pode ser elaborado ao bel-prazer dos secretários responsáveis por
redigi-lo. Apesar de não haver lei, as atas de assembleias condominiais devem
seguir um certo rito, para não se tornarem documentos sem valor.
De início, vamos trazer uma definição sobre
o que é uma ata. É o registro por transcrição do que se trata, se delibera e se
decide sobre uma reunião formalmente realizada.
Em muitos condomínios é comum que ao síndico
seja dada a atribuição de confeccionar este documento, o que, apesar de não ser
vedado (salvo proibições de algumas convenções de condomínio), deve ser evitado,
já que o gestor pode ser questionado quanto à suspeição do que ali fora
documentado. O correto e/ou recomendado é que esta atribuição seja dada a um
secretário indicado pelo presidente da mesa, o qual é escolhido pela maioria
dos presentes (condôminos).
Com relação de onde deva ser transcrita esta
ata, antigamente, por uma questão de praticidade, este documento era, geralmente,
feito diretamente no “livro de atas”, cujas páginas eram numeradas e pautadas. Este
livro registrava (e ainda é em alguns condomínios) a verdadeira história dos condomínios.
Tão importante que todos os condôminos deveriam lê-lo vez em quando.
Hoje em dia, com a facilidade dos
computadores, impressoras, etc., este livro praticamente entrou em desuso. As
atas passaram a ser feitas diretamente no computador, impressas em folhas
avulsas, registradas em cartório (para garantir sua publicização) e
posteriormente, coladas naquele (antigo) livro ou colecionadas nos arquivos do
condomínio.
Como dito no início da matéria, não há
legislação própria, cabendo assim, a cada condomínio, adotar a forma que bem
lhe atenda, obedecendo, óbvio, o critério da garantia do registro e seu acesso
a quem for do interesse.
Porém, mesmo não havendo lei que determine
como e onde deva ser as atas elaboradas, alguns requisitos elas devem seguir. Por
se tratar de uma narrativa do que acontece na reunião, ela deve ser clara e
objetiva, devendo-se evitar narrativas longas, sem esquecer de registrar tudo o
que foi decidido, enumerando o quórum de cada deliberação (principalmente os
temas polêmicos).
Para isso, deve-se seguir alguns requisitos,
a saber:
- Deve haver abertura e encerramento;
- A pauta deve ser transcrita, assim como o nome do
presidente e do secretário;
- Pode, como já dissemos, ser redigida no ato, diretamente
no livro ou por meio de computador, e não há nada que proíba ser aprovada
ao final da reunião, porém, deve ser lida na próxima assembleia;
- É importante registrar se a Assembleia foi realizada em
primeira ou em segunda convocação;
- Quando solicitado, deve-se registrar voto contrário assim
como qualquer declaração e/ou manifestação dos condôminos;
- Não há necessidade de assinatura dos presentes, sendo
bastante a do presidente e do secretário, desde que haja registro de
presença.
- Não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro das
atas em cartório (títulos e documentos), porém, algumas são mais
importantes, e se faz necessário registrá-las, como: eleição de síndico, reajuste
de taxa de condomínio, criação de taxa extra, bem como todas aquelas que
tenham sido tomadas decisões polêmicas.
- O síndico, até 08 dias após a realização da Assembleia, deverá
dar conhecimento aos condôminos do que foi decidido na reunião. Cópia da
ata distribuída a todos supre essa necessidade.
Outras recomendações
- A presença de locatários, antes permitida pela Lei 4.591/64
(revogado o seu capítulo I), só ocorre caso estejam devidamente
habilitados por procuração com poderes específicos.
- A assembleia deve ser realizada no local indicado no
edital de convocação, evitando-se realizá-la em apartamentos de condôminos.
- O condômino em débito não tem direito de exigir sua
participação na assembleia.
- A presidência dos trabalhos não deve ser dada ao síndico (muitas
convenções proíbem).
- É proibido o voto do condômino que tenha interesse direto
na matéria a ser votada.
- O voto deve ser proporcional à fração ideal de cada
unidade, salvo disposição em contrário na convenção, e cabe ao presidente,
o voto de desempate.
- Não se deve deliberar acerca de assuntos não constantes da
pauta, nem mesmo sob o argumento de “assuntos gerais”, os quais não são
cabíveis em Assembleias Extraordinárias.
Qualquer falta de observação aos itens acima
mencionados, podem fazer com que uma assembleia, no seu todo ou em parte, sofra
anulação, por quem se sentir prejudicado, através de decisão judicial em ação
própria.
Por
Inaldo Dantas
Fonte SíndicoNet
