Home
office, do inglês, escritório em casa, cada dia mais é uma
realidade na vida de empreendedores de pequenas e médias empresas,
além de executivos, em sua maioria, porque grandes empresas também
já estão adotando o trabalho de seus colaboradores no formato home
office, seja em período parcial ou durante alguns dias da semana ou
somente na sexta-feira, por exemplo.
Segundo
dados da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades e da
International Telework Academy na Amética Latina, “o home office é
uma tendência mundial e envolve 32,5% da população economicamente
ativa, com cerca de 1 bilhão de pessoas utilizando esse método. A
estimativa é de que 12 milhões de brasileiros trabalham em casa”.
Quando
falamos em home office, um dos primeiros pontos a se levar em
consideração é DISCIPLINA! Estando em casa é fácil se distrair
com uma televisão, um vídeo game, uma sessão da tarde, um soninho
depois do almoço, um bate papo com o vizinho etc. Não que isso não
possa acontecer, desde que haja uma boa administração de tempo e
fluxo de trabalho. É importante, por exemplo, determinar um horário
de início, intervalos e término do trabalho, assim como definir que
você não pode ir lavar roupa, no meio do expediente (não misturar
trabalhos domésticos com o seu trabalho corporativo).
O
formato de trabalho em home office não necessariamente se aplica a
todo tipo de atividade, de repente a produção de algum produto que
requer um espaço para montagem e estoque não será possível ser
feita de casa; para segmentos que atuam com manipulação de produtos
químicos, por exemplo, também não é recomendado trabalhar de casa
(há, inclusive, legislação específica para isso).
Em
geral, profissionais que atuam na prestação de serviços e que
precisam apenas de computador, internet, impressora, telefone fixo e
celular, podem se dar muito bem no home office, ou seja,
profissionais como jornalistas, escritores, contadores, webdesigners,
produtores musicais, artesãos, programadores, entre outros.
Bem,
além dessa disciplina, outra grande preocupação dos trabalhadores
em home office é como passar uma imagem de uma empresa séria para
seus clientes, parceiros, fornecedores, se você trabalha de casa.
Alguns passos são muito importantes para isso:
1
– NÃO MINTA SOBRE SEU HOME OFFICE, jamais tenha vergonha de
dizer que trabalha em casa, pois se você passar credibilidade sobre
a sua capacidade profissional e experiência, não haverá qualquer
problema. Além do mais, é muito importante que seu cliente perceba
isso no dia a dia, que ele não veja realmente diferença entre ser
atendido por alguém que está em home office ou alguém que está em
uma empresa maior.
2
– TENHA UM SITE MUITO BEM ESTRUTURADO, desenvolvido dentro
dos melhores padrões de design gráfico e otimizado para que possa
ser acessado a partir de qualquer dispositivo móvel. O site da sua
empresa é o seu cartão de visitas, é o seu sorriso para o cliente.
Mesmo trabalhando em home office, um belo site, bem estruturado, vai
passar confiança, segurança e credibilidade referente ao seu
negócio.
3
– TENHA UM CARTÃO DE VISITAS BEM APRESENTÁVEL, pois ainda
é uma prática do mercado a troca de cartões de visitas no primeiro
contato, e ter um cartão de visitas apresentável, com um design bem
bonito, com todos os seus contatos profissionais, com certeza vai
gerar mais credibilidade. Mas fique atento que agora não é mais
necessário colocar endereço no seu cartão de visitas, outro ponto
positivo para quem trabalha em home office.
4
– UTILIZE SEU E-MAIL PROFISSIONAL, e não uma conta de
provedores como “Hotmail”, “Yahoo”, “Gmail”, etc. Crie
uma conta de e-mail com a extensão da sua empresa. Isso é bem fácil
de fazer porque está atrelado à construção do seu site, em geral,
a maioria das empresas de hospedagem de site já oferece algumas
contas de e-mail corporativo.
5
– TENHA E-MAILS ESPECÍFICOS PARA CADA ÁREA DA SUA EMPRESA,
mesmo que seja apenas você a responder todas as mensagens, elas já
estarão separadas por departamento, e seu cliente não precisa,
necessariamente, saber disso. Como dito acima, a maioria das empresas
de hospedagem de site oferece uma quantidade razoável de contas de
e-mail, então, por exemplo, você pode ter um e-mail para enviar
contratos, notas fiscais e tratar de questões administrativas ou de
contas a pagar com seus clientes; outro e-mail para atendimento;
outro para orçamentos e assuntos do comercial; etc. Com certeza o
cliente, do outro lado da tela, vai ter uma impressão de que sua
estrutura é melhor.
6
– TENHA UM NÚMERO DE TELEFONE FIXO. Por mais que o celular
seja unanimidade atualmente, ter um telefone fixo remete à confiança
em relação à estrutura da sua empresa, quando comparada a um
concorrente, que só divulga seu celular. Nem sempre você vai
conseguir atender ao telefone fixo ou mesmo ao seu celular quando
estiver em reuniões. Aí é que entra o próximo item.
7
– USE E ABUSE DE UM SERVIÇO DE SECRETÁRIA VIRTUAL, já
que, naturalmente, você não vai conseguir atender a todas as
ligações do seu telefone fixo ou até mesmo do seu celular. Durante
o seu trabalho no home office, em algum momento você vai parar para
se alimentar, ir ao banheiro, fazer uma reunião via Skype com outro
cliente, estará falando com alguém ao telefone, não vai estar em
casa porque tem uma reunião de trabalho ou até mesmo porque teve de
resolver questões pessoais. Aí realmente pode pegar mal o cliente
ligar, ligar, ligar e ligar e não conseguir falar com você. Uma
secretária virtual resolve essa questão e tantas outras. Não
estamos falando de uma secretária eletrônica, e sim, de uma pessoa
treinada que vai atender aos clientes em nome do seu negócio e não
simplesmente “anotar um recado”. Ela estará remotamente no
escritório da empresa que presta o serviço de secretárias
compartilhadas e vai atender ao telefone dizendo o nome da sua
empresa. Veja se já não muda de cara quando alguém liga e uma
secretária atende pelo nome da sua empresa! Isso gera confiança e
credibilidade.
Por
Alexandre Borin
