Questão
inevitável para quem está montando um novo negócio: como encontrar um bom espaço,
com uma boa localização, a um baixo custo. Os escritórios virtuais, em tese,
surgiram para resolver esse problema. Ao optar por um espaço desse tipo, é
possível fazer uma série de combinações que atendam melhor às necessidades de
cada um. O cliente que prefere passar mais tempo trabalhando em casa pode optar
pelo serviço básico, que inclui uma linha telefônica própria e uma secretária
para anotar recados e marcar reuniões. Se preferir uma estrutura mais
sofisticada, pode contratar serviços como motoboy e aluguéis de salas para
receber clientes. "Desenhamos os pacotes de acordo com a necessidade do
cliente", diz Ernísio Dias, diretor da VBA Business Center, empresa que
aluga escritórios virtuais em São Paulo. Segundo estimativa da Associação
Nacional de Centros de Negócio, existem no Brasil 400 empresas especialistas em
aluguel de espaços desse tipo. Ter um local temporário para atender clientes,
receber correspondências e telefonemas e arquivar a papelada pode ser uma boa
opção, mas a regra não vale para todos. "É preciso analisar bem a
necessidade da empresa e fazer as contas antes de optar pelo escritório
virtual", diz Luiz Sakuda, professor de empreendedorismo e inovação da
Business School São Paulo e estudioso em escritórios virtuais. Há formas de medir
a relação custo-benefício:
1)
Se sua empresa comporta muitos funcionários, pode não ser fácil convencê-los a
trabalhar em casa. Mantê-los na estrutura virtual seria uma segunda opção, mas
pouco vantajosa já que o obrigaria a alugar uma sala fixa. Por isso, os
escritórios virtuais são ideais para estruturas menores ou filiais.
2)
Avalie quais são as suas necessidades. Quanto mais básico for o pacote de
opções, melhor para o caixa de sua empresa. Se precisar usar o fax do
escritório, computador e usufruir a entrega de correspondência, sua conta no
fim do mês vai subir. Caso necessite marcar reuniões periódicas com clientes,
será preciso alugar salas provisórias, o que deixará o preço ainda mais
salgado. Os custos podem variar de 150 a 3 000 reais por mês, dependendo do
porte do escritório, da localização e dos serviços agregados. "É bom
calcular todo esse custo e compará-lo com o gasto necessário para manter uma
estrutura própria", diz Sakuda.
3)
Analise o perfil de seus clientes. Algumas pessoas podem associar uma estrutura
provisória à falta de solidez nos negócios. Nesse caso, se o custo compensar,
procure um local que mantenha salas organizadas e apropriadas para reuniões de
negócios.
4)
Ok. Feitas as contas, você optou por um escritório virtual. Pergunta: o que
colocar no cartão de visita? Por passar mais tempo trabalhando em casa do que
na estrutura virtual, algumas pessoas ficam em dúvida se colocam o telefone e o
endereço residenciais ou da empresa. "É melhor usar todos os dados do
escritório virtual", diz Sakuda. "No caso do e-mail, vale a pena
criar um domínio próprio e até uma página na internet. Não custa tão caro e faz
bem para a imagem."
Fonte
Exame.com
