Arrumar a papelada agiliza a busca por um documento e
ajuda a ter as contas em dia
A
pilha de papéis só aumenta: correspondências bancárias, recibos de compras e
outros documentos se acumulam nos lares de grande parte das pessoas e o motivo
é bem simples: manter a ordem é questão de regularidade e o costume precisa ser
adquirido, garante a especialista em organização doméstica e pessoal Ingrid
Lisboa. A organizadora afirma ainda que até mesmo os indivíduos que se
incomodam com a bagunça tendem a tirar um dia da semana para ajeitar a
desordem, o que nem sempre é eficiente: "É preciso criar o hábito de
colocar as coisas no lugar". E se você acha que tudo está sob controle só
porque parte de seus documentos é digital, atente-se: os critérios de
organização empregados no mundo virtual são os mesmos da vida "real".
Mas
como se faz isso?
Passo 1: não transfira a bagunça de lugar
De
nada adianta transferir a papelada que estava sobre a mesa ou espalhada pelos
cantos da casa para uma caixa de papelão ou gaveta. Essa mudança não organiza,
apenas tira da vista a falta de arrumação. O ato pode piorar a situação ao
misturar itens de categorias diferentes, o que dificulta a vida quando é
preciso encontrar algo às pressas. Por isso, não recorra a essa tática!
Passo 2: descarte
Organizar
significa seguir regras e a primeira a ser levada em conta por quem quer botar
ordem na papelada é se perguntar "esse papel é mesmo importante?".
Jogar o que não vai ser usado fora é essencial, mas cada documento tem um prazo
para ser descartado. Ao eliminar comprovantes, arquivos ou simples itens onde
conste o endereço, tenha o cuidado de picar em pedaços pequenos, de forma a
impedir que qualquer dado pessoal possa ser aproveitado por fraudadores.
Passo 3: tenha uma caixa de entrada
Você
sempre terá contas a pagar e se elas não estão em débito automático, devem ser
separadas e deixadas a vista. Alternativa é agrupar esses boletos e afins em um
único local, idealmente, uma caixa baixa (padrão A4) e sem tampa. Duas vezes
por semana, no mínimo, abra a correspondência e cheque os vencimentos. Se as
faturas são periódicas, crie uma tabela na folhinha, agenda, celular ou
computador: muita gente deixa de efetuar pagamentos não por falta de dinheiro,
mas porque perdeu o prazo. Uma vez que os documentos foram avaliados e
quitados, chega a hora de separá-los e arquivá-los.
Passo 4: classifique
Organizar
os documentos por categorias facilita a visualização e a busca em caso de
necessidade. Para conseguir catalogar com precisão, crie algumas divisões
básicas (segundo suas necessidades) e separe os papéis em pastas, arquivos,
saquinhos ou gavetas específicas e etiquetadas. Para auxiliar na tarefa,
sugerimos essa catalogação:
- CONTAS DA
CASA - água; luz; gás; telefone; internet etc.;
- CONTAS E
DOCUMENTOS DO CARRO - IPVA, IPTU; seguro etc.;
- DOCUMENTOS
BANCÁRIOS - cheques devolvidos; extratos; contratos de serviços; faturas
do cartão de crédito etc.
- DOCUMENTOS
DE IMÓVEIS - contratos de aluguel; escrituras; plantas etc.;
- DOCUMENTOS
ESCOLARES - históricos; certificados etc.;
- DOCUMENTOS
MÉDICOS - exames; recibos de pagamentos de consultas; contratos de
convênios;
- DOCUMENTOS
PESSOAIS - certidões (de nascimento e casamento, por exemplo); passaportes
etc.;
- IMPOSTO DE
RENDA - declarações anuais;
Estas classificações precisam ser aplicadas em dois níveis: o dos papéis em uso e o dos arquivos. Pense que alguns documentos, como os certificados de graduação ou a escritura da casa podem ser requisitados a qualquer momento em por motivos diversos, mas as contas de luz dos últimos dois anos provavelmente não. Esses itens datados devem ser arquivados em tipos como os listados acima, mas também segundo o ano “ativo”.
Passo 5: arquive
Para
manter a ordem da papelada crie subcategorias segundo o ano e, se possível,
empilhe em ordem cronológica: “Contas da casa (luz, telefone, internet, gás...)
– 2014” começando de janeiro e seguindo até dezembro. Mas é preciso guardar até
quando? Alguns documentos devem ser mantidos em casa por tempo indeterminado,
como diplomas, certidões, escrituras e passaportes (mesmo vencidos), outros
podem ser jogados fora. A Associação dos Advogados de São Paulo (AASP) pontua o
tempo de guarda na lista abaixo.
Por quanto tempo?
Cheques cancelados ou devolvidos
Guarde
pelo período de seis meses, a partir do prazo de apresentação. Faça o mesmo com
os canhotos, que apesar de não ter valor legal, servem para a conferência.
Comprovantes de pagamentos de contas de consumo
Embora
os fornecedores sejam legalmente obrigados (Lei 12.007/2009) a enviar aos
consumidores uma declaração anual de quitação de débitos, o ideal é que os
documentos sejam preservados por cinco anos, caso haja a contestação das contas
em aberto, que não constarão na declaração anual (de IR - Imposto de Renda).
Neste caso entram gastos como água, luz e telefone.
Comprovantes de pagamentos de escola
Preserve
pelo prazo de cinco anos, seja por motivo de contestação pela falta de
pagamento ou por terem sido declarados em IR.
Contratos de aluguel
Em
geral, os contratos de aluguel devem ser guardados por três anos, prazo em que
será prescrita qualquer eventual cobrança. No entanto, se os aluguéis foram
declarados em imposto de renda, preserve os documentos por cinco anos. Para
quem precisa pagar condomínio, os comprovantes de quitação precisam ser
arquivados durante todo o período de permanência do morador no imóvel e, após a
saída, por mais dez anos (prazo prescricional determinado pelo Código Civil).
Contratos gerais
Conserve
até que o vínculo entre as partes seja desfeito. Se o documento se referir a um
financiamento, mantenha o papel até que todas as parcelas estejam quitadas e o
bem desalienado.
Documentos de veículos
O
comprovante de Seguro Obrigatório (DPVAT) deve ser preservado por três anos; o
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) por cinco anos; e o
CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento Anual) por um ano, após cada
respectivo pagamento.
Escritura de imóveis e IPTU
As
escrituras de imóveis devem ser arquivadas permanentemente, pois atestam a
propriedade. Além deste documento, é importante que o proprietário conserve os
comprovantes de pagamento de IPTU pelo prazo de cinco anos. Se o imóvel foi
recém-adquirido, guarde a proposta, o contrato e todos os comprovantes de
pagamento até a lavratura e o registro da escritura.
Imposto de renda
Guarde
por cinco anos, bem como todos os documentos apresentados na declaração
vigente.
Notas fiscais e garantias de produtos
Esses
documentos devem ser mantidos enquanto o produto existir, já que alguns
equipamentos podem vir a apresentar vícios, observados após o prazo de garantia
e, para tais casos, o Código de Defesa do Consumidor garante reparação ou
troca. A salvaguarda é dada se verificado "vício oculto" a contar da
data de constatação do problema pelo consumidor.
Seguro saúde; recibos médicos; recibos de hospitais
O
contrato de seguro saúde, assim como os demais (carro, casa, etc.), deve ser
mantido pelo prazo de um ano após o fim da vigência. Já os recibos médicos e de
hospitais precisam ser arquivados por até cinco anos.
Por
Patrícia Guimarães
Fonte
UOL
