Nem sempre trabalhar
muito é sinônimo de produtividade. Veja as dicas de especialistas para
aproveitar melhor o tempo
Trabalhar horas e
horas a mais que o expediente de trabalho nem sempre é sinônimo de
produtividade
Você chega ao seu escritório e começa a ler
seus e-mails para resolver as pendências. Enquanto um e-mail mais pesado
carrega, abre o projeto que precisa terminar até sexta-feira. Nesse meio tempo,
o seu telefone toca e seu chefe lhe pede para preparar uma apresentação para a
reunião de quinta-feira. Você então começa a esboçar a apresentação, até ser
interrompido por um colega do setor financeiro que está cobrando as notas
fiscais de um projeto já finalizado. Você deixa de lado o que está fazendo e
vai atrás das notas. Ao todo, já se passou uma hora do expediente e você ainda
não chegou perto de concluir qualquer tarefa.
Ainda que as atividades do exemplo acima não
sejam nada semelhantes ao que você vive no seu dia a dia, esta situação de ter
várias coisas para realizar e não conseguir finalizar nenhuma é comum à muitos
todos os profissionais. Como consequência, muitos sacrificam a vida pessoal e
trabalham mais de 10 horas por dia para terminar o seu trabalho. Ou seja, o
famoso workaholic (do “work-a-holic”, em inglês, ou viciado em trabalho) do seu
escritório pode, na verdade, ser apenas alguém que não consegue organizar o seu
tempo e melhorar a produtividade.
No entanto, não é preciso sentir-se culpado
por isso. Não conseguir aproveitar bem o seu tempo de trabalho é reversível e,
em alguns casos, não é só uma questão de personalidade dispersa. “Tem uma questão
de ferramenta. Às vezes, a pessoa não consegue focar e aumentar a produtividade
porque ela não conhece as ferramentas que podem ajudá-la a fazer isso”, conta o
coach especialista em administração de tempo, Daniel Burd, da Call Daniel.
Para ajudá-lo a trabalhar menos e produzir
mais, o iG ouviu especialistas em administração de tempo e criou uma lista com
dez dicas práticas e fáceis de serem aplicadas no dia a dia do ambiente de
trabalho.
No entanto, a coach Jaqueline Weigel, sócia-fundadora
da Weigel Coaching, lembra que o trabalhar menos não significa diminuir a sua
carga horário. “É você ser mais eficiente, ou seja, você conseguir aproveitar
melhor o tempo e ter uma qualidade melhor de produção. Por 'menos', a gente
quer dizer menos preço a ser pago, menos exaustão e sacrifício. E produzir mais
é ter mais resultado e ser capaz de fazer isso com qualidade e satisfação",
lembra Jaqueline.
Veja abaixo 10 dicas para você trabalhar
menos e produzir mais no seu dia de trabalho:
1 - Tenha uma agenda
Parece simples, mas ter o costume de
utilizar uma agenda ou um calendário pode otimizar, e muito, o seu dia a dia. Seja
de papel ou eletrônica, a agenda vai tirar do seu cérebro a responsabilidade de
armazenar todas as atividades que você precisa realizar. “Quando você anota uma
coisa em algum lugar, você se foca na sua tarefa do dia e não no que você tem
que fazer amanhã”, conta Jaqueline.
2 - Divida o seu dia
em blocos
Por uma semana, anote o tempo que você leva
para fazer todas as atividades do seu trabalho. Depois, divida estas atividades
em três blocos: as que realmente são importantes e trazem resultados, as que são
emergenciais, ou seja, atividades que surgiram durante o dia e precisaram ser
resolvidas naquele momento e as circunstanciais, que são as tarefas que não
trazem resultados muito relevantes, como olhar e-mails, organizar o escritório
e atender o telefone. No final, verifique se não está gastando tempo demais
fazendo coisas que não vão lhe trazer nenhum resultado. Para o especialista Júlio
Amorim, da consultoria Great Group, o ideal é que o profissional gaste, pelo
menos, 60% do tempo dela fazendo as atividades do primeiro grupo, que são as
mais relevantes. Em seguida, as atividades emergenciais e, por último, as
circunstanciais.
3 - Tenha um grande
objetivo para o dia
Ao chegar no escritório, priorize uma grande
atividade para dedicar mais tempo, seja um grande projeto no qual está trabalhando
ou a apresentação de uma reunião importante no dia seguinte. "Não faça uma
lista de cinco ou de sete objetivos. Tudo o que você fizer a mais que o
objetivo principal é lucro. O que acontece é que as pessoas colocam várias metas
e não conseguem atingir tudo, depois ficam frustradas", ressalta Burd.
4 - Estipule um
prazo para todas as tarefas
Toda atividade precisa de um bom
planejamento para ser executada de maneira assertiva e sem tomar mais tempo que
o necessário. Desta maneira, a primeira coisa que se deve fazer antes de começar
a trabalhar em cima de uma tarefa é estipular um prazo para que ela acabe. Quando
o profissional inicia uma atividade sem um prazo para terminar ele está mais
suscetível a se dispersar com outras demandas que surgirem durante o processo. Para
Amorim, é imprescindível que o funcionário negocie com o líder o horário ou
data de entrega de um projeto que ele tenha lhe passado, pois sem este limite o
profissional corre o risco de levar mais tempo que o desejado pelo seu chefe.
5 – Organize o seu e-mail
em pastas
Em alguns casos, o profissional recebe
dezenas e até centenas de e-mails durante um único dia de trabalho, facilitando
a dispersão e a perda de tempo com uma atividade que, a princípio, parece
simples. Segundo Daniel Burd, o recomendável é que a pessoa crie quatro pastas
em seu sistema de e-mails, para melhorar o uso da ferramenta.
Pasta 1 –“Aguardando
resposta”
Coloque nesta pasta os e-mails que você mandou
para alguém e ainda está aguardando o retorno. Pelo menos uma vez por semana
entre nesta pasta e exclua os e-mail que você já obteve resposta.
Pasta 2 – “Ações não-urgentes”
Nesta pasta, deixe os e-mails que você pretende
responder, mas que não são tão urgentes, como um documento que você precisa ler
ou uma demanda que pode ser respondida na próxima semana.
Pasta 3 – “Arquivo” – Deixe nesta pasta os e-mails
que não demandam nenhuma ação, que já foram respondidos e que você deseja
guardar apenas para uma futura pesquisa e referência.
Pasta 4 – “Caixa de Entrada” – Nesta pasta,
a mais importante, você deve deixar apenas os e-mails que precisam ser
respondidos à curto prazo.
6 – Reserve um tempo
do dia para o imprevisto
Antes de criar o hábito de organizar o tempo
que dedicará do seu dia de trabalho para cada atividade, lembre-se que nem tudo
está sob o seu controle e que imprevistos acontecem. Uma reunião pode demorar
mais do que o agendado anteriormente, uma negociação com um cliente pode ser
mais trabalhosa do que o imaginado ou, simplesmente, uma queda de energia pode
interromper o seu trabalho por alguns minutos. Segundo o especialista em
produtividade e administração de tempo Christian Barbosa, o ideal é que o
profissional reserve de duas a três horas do dia para as atividades não
planejadas. “Dessa forma, você terá um dia com atividades importantes e, quando
eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem
necessidade de um acúmulo extra de trabalho. Quanto mais você se planejar,
menos urgências você terá e as situações fora da programação serão menos
frequentes”, diz ele.
7 – Compartilhe as
responsabilidades
Alguns profissionais têm dificuldade de
atender a tantos pedidos de seus líderes por dependerem da ação de terceiros
para concluírem suas tarefas. Quando estas pessoas se atrasam, o profissional
acaba passando horas a mais no escritório para conseguir entregar tudo no tempo
estipulado pelo seu chefe. Para evitar que isto aconteça, o diálogo é a melhor
solução. Além de deixar claro para as outras pessoas qual é o seu próprio
prazo, crie, em conjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que
precisa a tempo de você finalizar o projeto. Dessa forma, todos estarão
comprometidos e você não se sobrecarrega minutos antes da entrega.
8 - Reserve um tempo
para não fazer nada
Isso mesmo. Para obter uma melhor
produtividade dentro do ambiente profissional não é preciso ficar horas
seguidas em frente ao computador, atendendo o telefone e respondendo e-mails. Pelo
contrário, quando fazemos isso, forçamos o nosso cérebro a trabalhar
intensamente e o nosso raciocínio começa a ficar confuso. De acordo com
Jaqueline, o tempo ocioso colabora para uma melhor concentração do profissional
quando ele sentar e voltar a trabalhar. Faça intervalos de dez minutos a cada
hora para conversar com colegas, comer alguma coisa e descansar.
9 – Organize o seu
ambiente de trabalho
Segundo Christian Barbosa, “ambiente bagunçado
é um convite para a improdutividade”. Isto não significa que o profissional
precisa ser metódico e compulsivo por uma mesa ou gaveta organizada. Na
verdade, se mesmo não reservando um espaço específico para cada tipo de
documento você consegue encontrar o que precisa sem perder tempo, ótimo. O
problema se cria quando o ambiente está tão desorganizado que a pessoa gasta
mais de meia hora vasculhando o escritório para encontrar uma pasta. No
entanto, Barbosa lembra que não é preciso organizar tudo em um dia, pois
provavelmente você irá se cansar e desistirá. Reserve um tempo de cada dia para
organizar as gavetas, depois em outro dia para organizar as pastas e assim por
diante.
10 – Saiba dizer não
Sabe aquele pedido que o seu chefe faz para
ser entregue daqui meia hora e que você sabe que levará pelo menos duas horas?
Pois então, é esse o momento em que você precisa admitir que não conseguirá concluir
a tarefa no tempo estipulado e que precisará de mais tempo ou de ajuda. Sem
deixar isso claro para o seu líder, ele entenderá que você concorda em entregar
o que lhe foi pedido no prazo que ele lhe passou. Desta maneira, ou você vai
fazer um trabalho ruim, ou vai ultrapassar o prazo e deixar que seu chefe
interprete o seu atraso de uma maneira equivocada. "Você precisa admitir
que o tempo é limitado e que a sua capacidade é limitada. A chave do sucesso não
é você fazer mais coisas do que consegue. As pessoas têm dificuldade de admitir
que não conseguem. Essa é a maior barreira para conseguir produzir mais em
menos tempo”, aponta Jaqueline Weigel.
Por Murilo Aguiar
Fonte iG
Economia
