Gestão de casos e de clientes, serviços para escritórios virtuais de advocacia e gestão de projetos e tarefas são atividades das firmas, que foram facilitadas pela computação e que, a seu tempo, podem ser operadas na nuvem. Mas as utilidades da computação em nuvem só podem ser aproveitadas com o uso de aplicativos. O mercado está cheio de aplicativos para esse fim, mas nem todos são apropriados para advogados e firmas de advocacia.
Os advogados americanos Stephanie Kimbro, especialista em advocacia virtual, e Tom Mighell, consultor de tecnologia jurídica, selecionaram os dispositivos mais úteis para advogados e firmas de advocacia em um artigo para a Law Practice — alguns deles já apresentados pela ConJur. Nesta reportagem, serão apresentados mais alguns dos aplicativos que foram projetados especificamente para a advocacia. Eles foram testados pelos autores do artigo da Law Practice e também pelo advogado brasileiro Alexandre Atheniense, que é especialista em aplicativos jurídicos.
Gestão de casos e de clientes
Esses aplicativos se tornaram populares entre os advogados — desde advogados autônomos a grandes firmas. Eles são úteis para a prática da advocacia. Têm recursos para armazenamento de documentos, agendamento e organização de arquivos de clientes com opção de busca. A firma pode acessar esses recursos de qualquer lugar. Um recurso especialmente útil dessas ferramentas é o que possibilita ao advogado organizar todos os tópicos do caso e do cliente em um único sistema baseado na Web, que pode ser mais facilmente localizado e acessado do que qualquer sistema tradicional de arquivamento de papéis.
Conheça os principais aplicativos para essa finalidade:
Advologix PM (www.advologix.com) — Possibilita agendamento de grupo, gestão de pauta de casos e atividades, gestão de clientes e de marketing, gestão de projetos e de matérias, tempo de trabalho e faturamento, gestão de documentos, gestão de contas, fluxo de trabalho (workflow) de acesso a dispositivos móveis, recursos de personalização e integração. Custa US$ 90 mensais por usuário e US$ 75 mensais por usuário extra, até cinco usuários. Versão em inglês apenas.
Clio (www.goclio.com/) — Esse dispositivo tem um painel (dashboard), no qual o advogado pode ver suas próximas tarefas e compromissos de relance. E também pode monitorar alvos de faturamento, ligar tarefas a matérias específicas, anotar tempo de trabalho diretamente nas tarefas e executar relatórios de faturamento, produtividade e de clientes. O dispositivo tem o recurso "conexão com o cliente" (client connect), que possibilita o compartilhamento de documentos com o cliente online, bem como executar faturamento e pagamento de faturas também online. A empresa oferece um período de 30 dias para teste gratuito, após o qual o advogado tem de pagar US$ 49 por mês, para continuar usando o aplicativo. Versão em inglês apenas.
Rocket Matter (www.rocketmatter.com). É um produto, baseado na Web, que possibilita a gestão do tempo e da prática, bem como agendamento, rastreamento de despesas, tempo de trabalho e tarefas executadas, emissão de faturas, faturamento agrupado, lançamentos contábeis, mensagens telefônicas, cronômetro para marcar tempo, integração com o Skype, acesso móvel, gestão de contatos, documentos, notas, relatórios, checagem de conflitos e outros. O custo é US$ 59.99 mensais por um usuário, com preços decrescentes para cada usuário adicional. Só existe em versões em inglês. Versão em inglês apenas.
LawRD (www.lawrd.com) — Oferece um sistema de gestão da prática, cujos recursos incluem relatórios de gerenciamento, rastreamento de tempo, gestão de matérias, gestão de contatos, gerador de folhas de faturamento e outros. Também oferece um período de teste gratuito de 30 dias, após o qual cobra US$ 19 mensais, por usuário.
Esse aplicativo funciona em servidores seguros que permitem aos advogados e gestores de sociedades de advogados:
• Controlar todos os tempos e despesas;
• Para qualquer convenção de honorários, saber quanto e quando cobrar;
• Notas de honorários completos e total conhecimento da posição financeira de cada cliente;
• Relatórios de produtividade e rentabilidade sobre todas as variáveis da atividade do advogado.
A solução, sem parametrizações complexas, permite aos advogados introduzir rapidamente os tempos e despesas associados aos diferentes processos. Ao fim de um mês de utilização, os benefícios da aplicação são evidentes, quando os gestores da sociedade acedem aos relatórios gerados pelo LawRD. Há casos de clientes que conseguiram aumentos de rentabilidade na ordem de 30% a 40% devido a um melhor registro e controle dos tempos e despesas.
O preço é de R$ 39 por mês, por usuário, tendo em conta a quantidade de informação útil que a aplicação disponibiliza. E como se isto já não fosse suficiente, possui um bom suporte técnico ao cliente sempre disponível para responder a questões, resolver problemas e até implementar novas funcionalidades. Disso é um bom exemplo o caso da firma americana Scott, Money, Ray & Thomas, que relatou, em primeira mão, um desenvolvimento de sucesso levado a cabo pela equipe do LawRD em menos de 24 horas.
O LawRD é sem dúvida uma ferramenta para os advogados que querem resultados com soluções em nuvem. Existe versão em português, porque o sistema foi desenvolvido em Portugal. É uma ferramenta para quem gerencia uma sociedade de advogados para ter acesso imediato, via internet, à informação mais relevante e crítica sobre a rentabilidade e produtividade da sua atividade. Entre as principais funcionalidades destacam-se o controle de tempo dedicado à execução de cada tarefa por cada membro da equipe do escritório, o controle das contas-correntes e a geração, à distância de um clique, de relatórios sempre atualizados com toda a informação sobre a produtividade e rentabilidade de clientes, dossiês e colaboradores.
Sugestão de Alexandre Atheniense:
Paymo (http://www.paymo.biz/) — Excelente alternativa que visa a instalação de um aplicativo no smartphone e tablet para fazer coleta de dados de time sheet e enviar para uma conta em nuvem, com posterior envio de faturas ou exportação de dados via planilha do Excel ou outros formatos para outros aplicativos. O custo é de US$ 14,95 na versão premium, embora exista versão gratuita.
Os aplicativos acima são recomendáveis para fins de gerenciar o registro de horas trabalhadas a prestação de serviços, por adotarem padrões internacionais quanto ao fluxo de lançamento de informações e relatórios, entretanto o Lawrd já foi customizado para o português e para atender as necessidades dos clientes sediados no Brasil.
Serviços para escritórios virtuais de advocacia
Esses aplicativos facilitam a prestação de serviços jurídicos online. Incluem serviços de portais seguros, que possibilitam ao advogado trabalhar com o cliente pela Internet. Eles combinam recursos, baseados na Web, de gestão de clientes e de casos, com gestão de tempo, faturamento e documentos. E mais alguns recursos para gestão de escritórios de advocacia, como bibliotecas, bibliotecas jurídicas, agendamento, faturamento, montagem de documentos, além de recurso de automação e de procedimentos de admissão de clientes. Os mais apropriados para advogados são:
DirectLaw (www.directlaw.com) — Disponibiliza um portal seguro na internet para o advogado trabalhar com o cliente. As comunicações advogado-cliente são criptografadas, feitas através de uma interface self-service, com horários e datas marcadas em arquivos encadeados. Tem agendamento e armazenamento de arquivos, com funções para carregá-los (upload) e descarregá-los (download). Também inclui uma função, baseada na Web, de automação de documentos, preparação de faturas e pagamento de honorários advocatícios online por cartão de crédito. Oferece preços especiais para advogados iniciantes. O detalhamento dos preços pode ser visto em DirectLaw Basic, DirectLaw PayGo e DirectLaw Complete.
Total Attorneys (www.totalattorneys.com) — Oferece um portal seguro do cliente, colaboração online, armazenamento e compartilhamento de documentos, ferramentas de gestão de casos e de clientes, faturamento online e capacidade de pagamento de fatura, agendamento, checagem de conflito de interesses, checagem de jurisdição, conformidade com contas fiduciárias e backups de dados, entre outros recursos.
Sugestões de Alexandre Atheniense:
CP-Pro (www.novaprolink.com.br). Possui versão para acesso online dos dados armazenados na versão desktop para fins de utilização de parte dos recursos existentes pelo smartphone ou tablet.
Advoca (http://www.advoca.com.br) — É uma solução de gerenciamento em nuvem que permite cadastrar e listar os processos e clientes do seu escritório; criar e associar tarefas, audiências, prazos, reuniões e aos seus processos e clientes; filtrar as tarefas por prioridade, consultar as tarefas específicas de um processo ou cliente; enviar as próximas atividades para o e-mail do cliente; coordenar as atividades da equipe do seu escritório, além de utilizar como instrumento de comunicação a internet e delegar atividades específicas aos membros do escritório. O Preço é fornecido sob consulta pelo e-mail contato@gflexmarketing.com.br.
Gestão de projetos e tarefas
Muitos advogados reconhecem hoje que habilidades de gestão de projetos são importantes para a prática da lei. Afinal, gerenciar um caso ou uma transação é uma atividade similar ao gerenciamento de um projeto empresarial. Há tarefas específicas, marcos (ou milestones, técnica de gestão de projetos) e recursos que devem ser atribuídos a cada etapa do projeto. Os aplicativos apresentados aqui disponibilizam esses recursos, bem como fóruns de discussão, salas de bate papo e mesmo wikis (sites para colaboração). Alguns também trazem ferramentas de gestão da prática, tais como controle de tempo, faturamento e agendamento. Conheça os que podem ser usados por advogados:
Basecamp (www.basecamphq.com) — É um dos pioneiros da gestão de projetos online. Esse aplicativo traz todos os recursos básicos — quadro de avisos, armazenamento de arquivo, colaboração, listas de tarefas, rastreamento de tempo e diversos modelos (templates) para iniciantes se familiarizarem com gestão de projetos. O preço é US$ 49 mensais por 35 projetos e 15GB de espaço para armazenamento, US$ 99 mensais por 100 projetos e 30GB para armazenamento ou US$ 149 mensais para uma quantidade ilimitada de projetos e 75GB para armazenamento.
Onit (www.onit.com) — É um aplicativo novo no cenário de gestão de projetos jurídicos. Foi projetado para advogados, firmas e departamentos jurídicos corporativos que têm de gerenciar múltiplos projetos. A versão básica é gratuita. Departamentos jurídicos corporativos podem fazer uma assinatura do Onit Premium por uma taxa mensal. Os preços só são fornecidos por telefone.
PBWorks (www.pbworks.com)— Oferece espaço de trabalho para projetos claros e fácil de usar. Você pode usar a opção de ser notificado, quando qualquer alteração for feita em documentos, páginas ou status de tarefas. Preços, só mediante telefonema.
Zoho Projects (www.zoho.com/projects) — Disponibiliza uma ferramenta interessante para gestão de projetos. Permite planejar e monitorar a execução de projetos, de acordo com o cronograma, trabalhar em colaboração, gerenciar tarefas, gerenciar documentos, rastrear o tempo trabalhado, exportar dados e gerar faturas, agendar reuniões, tomar notas e compartilhar arquivos com o DropBox. A versão gratuita permite apenas um projeto, com 10MB de espaço para armazenamento. Há três "pacotes" diferentes, com preços de US$ 99, US$ 199 e US$ 699 por ano.
Sugestões de Alexandre Atheniense:
OminiFocus — Quem trabalha com Mac irá gostar dessa solução. O acompanhamento da diligência de um processo judicial demandará o controle de diversas tarefas e requer várias atividades para ser concluído. Por exemplo, "defender o cliente x no processo y" seria um projeto, porque isso pode levar várias ações para realizar a conclusão do caso. Essas ações podem ser coisas como fazer pesquisas, revisar documentos, elaborar a peça e protocolar e monitorar despacho. As atividades que podem ser concluídas em uma única etapa não precisam de um projeto. Esse tipo de lista é projetado para uma ação. O OmniFocus usa o recurso GTD (Getting things done). Isso significa que esse software foi projetado para ser simples. O OmniFocus atende com eficiência a esse objetivo, mantendo as tarefas simples e fáceis de entender.
Remember the Milk (www.rememberthemilk.com) — Excelente alternativa para gerenciamento compartilhado de tarefas. Possui interface simples, o que facilita muito o tempo de entrada de dados e busca das tarefas. O aplicativo tem versão gratuita em todas as plataformas oferecidas (iOS, Android, Blackberry, Windows Phone e Web), mas a sincronização entre as diferentes plataformas vem com um limite diário para a versão grátis. A versão paga acaba com esse limite, além de oferecer notificações push. O aplicativo vem com todas as opções básicas de aplicativos To Do List, permitindo a criação de listas diferentes, organização por prioridade e prazos, tags, configuração de tarefas recorrentes e lembretes (via e-mail, sms e outros). O Remember the Milk também possibilita que se configure tarefas a partir do local onde elas têm de ser cumpridas, bem como compartilhamento das tarefas com um grupo de trabalho.
Por João Ozorio de Melo
Fonte Consultor Jurídico
