Quais as principais documentação do condomínio e como dar acesso a ela
Os documentos do condomínio são uma importante fonte de informação sobre as atividades da gestão. Como tal, precisam ser guardados e protegidos para que, quando requisitados, façam valer a verdade dos fatos.
Cabe ressaltar que, com a transformação digital, é cada vez mais forte a tendência para que os documentos sejam armazenados em formato eletrônico. Ou seja, um arquivo em PDF, hoje, desde que assinado eletronicamente, tem o mesmo peso jurídico do que um em papel.
Assim sendo, cabe conhecer os direitos no que diz respeito ao acesso e leitura dos documentos condominiais.
Quais os principais documentos do condomínio?
Ao assumir a função de síndico, seja profissional ou não, caberá ao gestor do condomínio zelar pela guarda e renovação de uma série de documentos. São eles que comprovarão que procedimentos de rotina estão em dia, da mesma forma que deixam registradas decisões em assembleia, entre outros assuntos.
Os mais importantes deles são relativos a:
Manutenção
- Auto de Vistoria do Corpo de bombeiros (AVCB);
- Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores;
- brigada de incêndio;
- atestado de inspeção elétrica e gás;
- atestado de sistema de pára-raios;
- atestado de iluminação de emergência.
Convenções
- Livro de atas, com as presença das assembleias;
- cadastro dos condôminos;
- Regimento Interno;
- plantas das redes hidráulica e elétrica.
Contábeis
- pastas com registros das despesas e receitas dos últimos cinco anos;
- cartão CNPJ;
- taxa anual de licença para funcionamento dos elevadores quitada;
- apuração das contas da administração anterior.
Colaboradores
· PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
- PPRA — Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
Como deve ser o acesso a essa documentação?
Embora não exista uma lei que determine o acesso à documentação, é dever do síndico ou da administração franquear o acesso aos documentos do condomínio sempre que solicitado. Trata-se não apenas de uma forma de legitimar o mandato, mas de renovar o permanente compromisso com a transparência.
Não custa lembrar, ainda, um dos deveres do síndico conforme o artigo 1.348 do Código Civil. De acordo com a lei, é obrigação do síndico apresentar à assembleia a prestação de contas todo ano ou quando assim for exigido.
O acesso não só às contas como a outros documentos deve ser liberado por ocasião da solicitação do condômino ou da assembleia no momento em que ela é feita ou mediante horário agendado. Verificados os documentos em questão, eles devem voltar para a guarda do síndico, o responsável legalmente reconhecido para mantê-los arquivados.
Quais os limites e deveres do síndico em relação aos documentos?
Em relação à guarda, deve-se evitar deixar documentos do condomínio em posse de moradores. Afinal, nunca se sabe quando uma criança ou um animalzinho de estimação poderá danificar ou extraviar um documento. Além disso, em questões envolvendo a justiça, a guarda exclusiva do síndico garante a lisura do processo e a legitimidade de possíveis provas documentais.
Em contrapartida, é vedada a retenção de documentos condominiais, podendo o síndico até ser enquadrado no artigo 168 do Código Penal. De acordo com o seu texto:
“Apropriar-se de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção: Pena – reclusão, de um a quatro anos, e multa.”.
De que forma uma empresa de gestão de condomínio pode ajudar?
Manter a guarda de documentos e garantir o livre acesso a eles pode ser uma tarefa ingrata quando não se tem muita experiência em gestão documental. Nesse sentido, uma empresa com expertise em gestão pode fazer a diferença entre o caos e a ordem quando se faz necessário cuidar dos documentos do condomínio. Aposte nessa ideia e tenha mais controle sobre seus papéis e arquivos.
Fonte Condominizar
