O whatsapp faz parte da rotina diária de praticamente todo advogado, e pode ser facilmente considerado uma faca de dois gumes. Isto porque tanto pode facilitar a sua vida como advogado, como transformá-la em um verdadeiro tormento com cliente mandando mensagem às 22h30 de uma sexta-feira. Algumas dicas sobre como usar o whatsapp a seu favor e não como seu carrasco.
1. Mensagens pré-prontas de documentos necessários
É muito comum receber mensagens por whatsapp de possíveis clientes/clientes iniciais. É interessante manter sempre no bloco de notas mensagens pré-prontas com relação de documentos necessários.
Os documentos que preciso são:
(enviar para o email: XXXXXXXXXX identificado pelo seu nome completo)
1. Documento Pessoal;
2. Comprovante de Residência;
3. E-mails que eventualmente tenha trocado;
4. Prints de conversa no whatsapp, ou chamadas, se houver;
5. Protocolos, caso tenham te enviado algum;
6. Todos os documentos possuir e sejam relacionados (histórico, declaração, contrato etc);
7. Um áudio explicando detalhadamente o ocorrido, tudo e tentando lembrar o maior número de datas e eventos possíveis.
Uma vez que o cliente envie os documento de identificação e comprovante de endereço, o advogado enviará:
1. Procuração;
2. Declaração de Hipossuficiência para solicitar justiça gratuita;
3. Contrato de honorários
Com esses documentos basta imprimir, assinar, e me mandar um PDF ou foto legível que já é suficiente.
2. Mensagem pré-pronta com formas de pagamento
A hora de precificar é sempre um momento delicado, que traz insegurança principalmente para o jovem advogado. Uma boa tática é informar sempre qual o seu procedimento padrão de cobrança e já deixando uma mensagem pré-pronta sobre suas formas de pagamento (entrada, parcelamentos, tudo que for padrão), e em seguida consultar junto ao cliente se é possível aquele acordo, caso não seja, já realizando as adaptações necessárias.
Já na hora de receber, uma boa dica é contar com contas digitais que permitem que você gere boletos gratuitamente e então basta solicitar que o cliente envie comprovante de pagamento.
3. Mensagem pré-pronta sobre o passo a passo que seguirá o processo
O cliente está sempre ávido por informações sobre o processo, e quanto menos ele souber sobre o rito normal, mais ele irá aparecer com perguntas. Então, até mesmo para gerar uma relação de confiança maior, prepare algo que informe a ele como, aproximadamente o processo irá fluir.
Vale até mesmo gravar um vídeo curto, é trabalho de uma vez só e então você pode manter e sempre encaminhar para novos clientes. Ou ainda se possuir um site, canal no youtube, é possível deixar ao alcance do cliente informando a existência do conteúdo e recomendando que assista.
4. Mensagem pré-pronta ensinando como conferir a movimentação processual
Acredito que cerca de 80% das mensagens de clientes sejam o tradicional “Doutor (a), como tá o meu processo?” É super válido gravar ou escrever um mini-tutorial de como acompanhar o processo.
Sempre que compartilho essa ideia com alguns colegas advogados, escuto em resposta “Mas aí o cliente vai me ligar para saber de tudo!”
Nesse caso, o segredo é mais uma vez agir preventivamente e explicar que algumas movimentações são puramente “administrativas” e que não são relevantes para o processo.
Explicar coisas como “concluso para despacho” ou “concluso para decisão”, deixando ainda sempre muito claro que qualquer decisão relevante você recebe a intimação através do sistema e que está sempre cuidando do interesse do seu cliente.
5. Eduque o seu cliente para que ele entre em contato apenas em horário comercial
Clientes por vezes são como alunos, podem e DEVEM ser educados. Nada de se afundar em mensagens não-urgentes de clientes às 22h da noite quando você finalmente está em casa. Não se tratando de um caso urgente, responda no outro dia em horário comercial, ou mande uma mensagem breve informando apenas que irá consultar verificar o ocorrido/situação no outro dia, ou quando retornar ao escritório.
A advocacia não dorme, mas o mesmo não se aplica aos advogados. Cuide da sua saúde mental e bem estar sempre!
Por Sara Martins
Fonte Escola de Advogados
