E-mail: é perigosa a confusão com as opções “Responder
a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”
Mandar
e-mails parece muito fácil: basta digitar o nome do seu destinatário, escrever
a mensagem e apertar o botão “enviar”.
Mas,
ao longo desse processo aparentemente simples, estão escondidas diversas
armadilhas. Para começar, o erro pode estar na própria escolha do e-mail como
meio de comunicação.
Uma
das maiores queixas dos CEOs de empresas de todos os portes é justamente contra
profissionais que usam o correio eletrônico fora de contexto, diz ao site da
revista Inc. a especialista em etiqueta corporativa Sandra Lamb, autora do
livro “Writing Well for Business Success”.
Segundo
os executivos ouvidos pela autora, muita gente falha ao ignorar alternativas
superiores ao e-mail em algumas situações de trabalho - como uma ligação telefônica ou o bom e
velho cara a cara.
A
facilidade de enviar mensagens pela internet está por trás de outra reclamação
dos presidentes: funcionários que agem como “spammers”, enchendo a caixa de
entrada de colegas e chefes com uma profusão de mensagens desnecessárias.
Outras
gafes podem ser mais sutis - mas não por isso menos comprometedoras.
Não
quer mais passar vergonha? A seguir, veja 6 erros inaceitáveis listados pela
Inc. a partir das entrevistas conduzidas por Lamb:
1. Escrever uma frase inadequada no campo “assunto”
O
tradicional ditado “Nunca julgue um livro pela sua capa” não se aplica à
realidade dos e-mails. O assunto da mensagem conta, e muito, para determinar se
ele será aberto ou não.
Se
você escrever uma frase tímida e imprecisa, que não comunique urgência, é
provável que o seu recado fique invisível na (provavelmente abarrotada) caixa
de entrada do seu destinatário.
2. Classificar todas as suas mensagens como “urgentes”
É
importante caprichar no assunto para ser lido, mas não vale tudo para chamar a
atenção: letras em caixa alta, por exemplo, podem irritar o outro.
Marcar
todas as suas mensagens como “urgentes” também não dá certo. Se todos os seus
e-mails vêm com essa designação, o destinatário começará aos poucos a ignorar
você. Se realmente se trata de uma emergência, é melhor alcançar o telefone e
ligar.
3. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”,
“Com cópia” e “Com cópia oculta”
Uma
receita infalível para passar vexame é não prestar atenção suficiente ao campo
de destinatários da sua mensagem. De acordo com Lamb, esta é uma das queixas
mais frequentes dos CEOS a respeito do assunto.
Mandar
um e-mail para quem não deveria recebê-lo pode, no mínimo, incomodar: você
estará roubando o tempo do outro com uma comunicação irrelevante para ele. No
entanto, se a sua mensagem é sigilosa ou aborda um assunto sensível para
algumas pessoas da empresa, as consequências do seu lapso podem ser mais
sérias. Em qualquer caso, é preciso ter cuidado.
4. Desrespeitar as políticas internas do empregador
Em
algumas empresas, existem protocolos pré-definidos para a troca de e-mails
corporativos. É preciso respeitar políticas sobre o compartilhamento de
informações com pessoas de dentro e fora da organização, por exemplo.
Também
é importante estar atento a certas "regras extraoficiais". Existe
alguém que pode se ofender caso não não seja copiado numa conversa? Prestar
atenção às normas tácitas do seu ambiente de trabalho é importante para evitar
mal-entendidos e conflitos.
5. Ignorar riscos jurídicos
Mandou
um e-mail e se arrependeu depois? Não adianta apagar o item da sua caixa de
e-mails enviados: tudo que você manda fica registrado, no mínimo, no servidor
dos seus destinatários.
No
caso de uma ação judicial, a sua mensagem pode ser recuperada e usada no
processo. “Na dúvida, discuta o assunto cara a cara, ou então use o telefone”,
diz Lamb.
6. Descuidar da redação
Erros
de português são bastante comuns na comunicação corporativa, e precisam ser
evitados a todo o custo. Mas você não deve se preocupar exclusivamente com a
gramática: a estrutura do seu texto também merece atenção.
E-mails
prolixos, confusos e mal escritos podem acabar com o humor do seu destinatário.
Para não sacrificar o tempo (e a paciência) do outro, a dica é buscar dizer o
máximo com o mínimo - e jamais dispensar uma boa revisão.
Por
Claudia Gasparini
Fonte
Exame.com
