O objetivo deste artigo é provocar um pouco
a discussão sobre virtualização e trabalho remoto ou a distância, sejam estes
do ponto de vista trabalhista ou da própria tecnologia que está viabilizando
esta nova fase na vida das empresas.
Software como serviço
A investigação detalhada, uma cuidadosa
elaboração de argumentos e documentos e persuasiva advocacia em nome do cliente
são os elementos principais da prática da lei. Mas a maioria dos advogados vai
admitir que gasta uma grande parte de suas horas de trabalho focada no negócio
mundano, mas necessário, de clericais responsabilidades de uma prática de
direito do trabalho.
Para lidar com estas responsabilidades,
advogados se viram para softwares especializados desenvolvidos para o setor jurídico,
incluindo software para gerenciamento do escritório, entrada de horas (time-sheet),
de faturamento, e de acompanhamento processual.
A maioria destes softwares jurídicos segue o
modelo tradicional de software: advogados adquirem o software por licença (individualmente
ou em massa) e o instala em seus computadores. Os dados criados e usados pelos
softwares são armazenados no computador do usuário e muitas vezes o backup é feito
no servidor de arquivos do escritório. Pequenas atualizações são aplicadas
ocasionalmente, mas a maior parte das funcionalidades destes softwares se mantém
estática e, de tempos em tempos, os fornecedores liberam uma nova versão do
software e a oferecem aos clientes por um valor reduzido.
Nos últimos anos, entretanto, passamos a
contar com um novo modelo de software: Software como Serviço (ou Software as a
Service ou "SaaS", no jargão tradicional). SaaS é distinto da
comercialização tradicional de várias maneiras. Em vez de instalar o software
em seu computador ou servidor da empresa, um SaaS é acessado através de um
navegador da web (como o Internet Explorer ou FireFox) através da internet. Os
dados são muitas vezes armazenados no centro de dados do fornecedor, em vez de
nos computadores da empresa. Upgrades e atualizações, grandes e pequenas, são
implementados continuamente. E talvez mais importante, o SaaS é normalmente
vendido num modelo de assinatura, que significa que os usuários pagam uma taxa
mensal, em vez de se comprometer com uma licença inicial.
Mas é o SaaS o melhor para você e sua firma?
Aqui estão alguns dos fatores que devem ser avaliados no SaaS e algumas questões
específicas que você deve discutir com o fornecedor antes de assinar.
Funcionalidade/Usabilidade
Muitos dos softwares jurídicos encontrados
no mercado foram desenvolvidos há anos, sendo revisados e mexidos à medida que
a tecnologia e as necessidades do mundo jurídico iam mudando. Isto significa
que os softwares jurídicos mais antigos tendem a ter uma grande variedade de
recursos e funções, mas também podem ter "informações demais", ser
complicados e menos intuitivos para novos usuários. Como entrantes no mercado,
a maioria dos aplicativos SaaS ou baseados em ambiente Web foram refeitos a
partir da base. Como resultado, eles tendem a ter um conjunto mais enxuto de
recursos com interfaces mais intuitiva e moderna para o usuário final.
Ao olhar para SaaS jurídico, certifique-se
de considerar estas questões/problemas sobre funcionalidade/usabilidade:
·
O
fornecedor oferece um período gratuito ou demo para testar a interface e a
funcionalidade do produto?
·
Se
você usa software equivalente, as funcionalidades que você usa com mais frequência
estão disponíveis no produto SaaS?
·
Com
que frequência os novos recursos são adicionados? Estão previstas novas
funcionalidades principais?
·
O
fornecedor está disponível para ouvir seus comentários sobre novos recursos e
alterações?
Serviço e suporte
Software tradicional e SaaS diferem
significativamente em questões de atendimento ao cliente e suporte técnico. Para
receber suporte técnico completo com software tradicional, alguns fornecedores
exigem que os clientes adquiram pacotes de suporte por licença, renovados
anualmente. Uma vez que o software é instalado em computadores do usuário, as
configurações do computador, a instalação do servidor, e outros softwares
instalados podem complicar o suporte. Em alguns casos, pode ser difícil para os
usuários identificar com qual suporte técnico devem entrar em contato para
resolver o problema: se com o desenvolvedor de software, com o desenvolvedor do
sistema operacional, com o fornecedor de hardware ou com seu próprio consultor/analista
de computador.
Por outro lado, o suporte técnico é geralmente
incluído como parte da assinatura mensal de custos com soluções SaaS. Como o
SaaS é executado em um navegador da web, os usuários são menos propensos a
encontrar conflitos de software ou hardware. Problemas que surjam vão
provavelmente afetar mais de um usuário e, de certa forma, incentivam o
fornecedor a corrigir rapidamente o problema, mas também alimentam um pouco a
frustração do usuário final que gostaria de resolver o problema sozinho.
A maioria dos fornecedores de SaaS e de
softwares "instalados" oferecem treinamento gratuito limitado em seus
produtos, quer através de tutoriais preparados, webcasts online ou sessões de
formação especial. Seminários de formação mais elaborados, em alguns casos em
treinamentos de vários dias e/ou multidisciplinar, estão disponíveis para
alguns produtos de software tradicional. Isto pode ser devido, em parte, à maior
complexidade discutida anteriormente. Além disso, como produtos de SaaS são
relativamente novos, eles são menos propensos a ter uma base existente de usuários
experientes, consultores e formadores do que normalmente encontraremos com
softwares mais estabelecidos.
·
Que
opções de treinamento estão disponíveis para os usuários deste produto?
·
Quantos
advogados estão usando atualmente este produto?
·
Que
tipo de suporte é incluído com a assinatura de mensais?
·
O
fornecedor oferece (ou estaria disposta a negociar) um acordo de nível de serviço
(SLA) que garante certo tempo de resposta para atendimento ao cliente e/ou
solicitações de suporte técnico?
Disponibilidade/Acesso
O acesso ao software jurídico tradicional é limitado
por compatibilidade de hardware, sistema operacional e licenciamento. Por
exemplo, um software de gestão de processos tradicionais só pode ser compatível
com um PC executando o Windows XP ou posterior, com certa velocidade e
quantidade de memória RAM. Uma vez que as soluções SaaS são baseados na web,
eles são geralmente compatíveis em diversas plataformas (Mac, PC, Linux, etc.) e
navegadores (Internet Explorer, FireFox, Safari etc.).
Uma solução SaaS jurídica também pode ser
compatível com dispositivos móveis como iPhones e outros smartphones, enquanto
a maioria dos softwares tradicionais não pode ser usado em dispositivos móveis,
ou só pode ser usado através da compra de uma versão "mobile" separada
do software, encarecendo a operação e criando mais uma "fachada" de
uso.
A solução SaaS também tem a vantagem de não
estar limitado a uma única instalação como muitas vezes acontece com os
softwares tradicionais. Assim, um advogado que assine uma solução jurídica SaaS
poderia usar a interface web de sua casa, escritório ou qualquer outro local
com acesso à internet sem a necessidade de adquirir licenças adicionais para
cada computador. Em outras palavras, o acesso está ligado ao indivíduo (e mais
especificamente ao seu login e senha) ao invés do computador. Isto pode ser
particularmente útil para a continuidade dos negócios, como em caso de
advogados afastados do escritório por chuvas ou em viagem, trabalhando
normalmente a partir de qualquer computador conectado à internet.
Isto posto, o componente de "internet"
do software SaaS conduz a uma desvantagem significativa: uma vez que o software
é acessado via web, um advogado que está sem acesso à internet por qualquer
motivo não será capaz de acessar seu sistema. Alguns fornecedores oferecem a
capacidade de "sincronizar" alguns dados para um computador local (por
exemplo, um catálogo de endereços, calendário, etc.), mas isso fornece apenas
uma funcionalidade limitada.
Algumas dúvidas/questões a serem
consideradas sobre a disponibilidade de acesso:
·
Quantas
vezes eu preciso acessar meu sistema jurídico quando estou fora do escritório?
·
SaaS
é compatível com minha plataforma preferida para navegação?
·
Eu
tenho acesso confiável à internet do trabalho? De casa? Na estrada?
·
O
provedor oferece (ou estaria disposto a negociar) um acordo de nível de serviço
(SLA) que garante certo nível de serviço (por exemplo, tempo de
disponibilidade, acessibilidade, etc.)?
·
Existem
garantias relevantes ou avisos de isenção de responsabilidade incluídos nos
termos do provedor de serviço (TOS)?
Preocupações com ética
e segurança
Outra diferença fundamental entre SaaS e
softwares tradicionais é que as soluções SaaS armazenam dados do usuário (tais
como documentos, contatos, notas, faturamento informações e muito mais) em
servidores remotos e não no computador do usuário. Dado que um dos deveres
acima de tudo um advogado é proteger a confidencialidade do cliente, advogados
são compreensivelmente cautelosos sobre inserção de arquivos do cliente em
servidores do fornecedor.
Na verdade, o problema vai além de apenas confidencialidade:
advogados devem ter certo de que os arquivos serão protegidos contra destruição
ou degradação (quer se trate de falha do sistema, desastres naturais ou dissolução
do negócio do fornecedor), e eles devem ser capazes de recuperar os dados a
partir de um ambiente que pode ser utilizado fora do produto do fornecedor.
Por outro lado, um argumento legítimo pode
ser feito que arquivos armazenados nos servidores do fornecedor são mais
seguros do que aqueles localizados no PC típico do advogado, já que os
fornecedores frequentemente empregam medidas elaboradas de segurança e vários
backups redundantes em seus centros de dados.
Algumas dúvidas/questões a serem
consideradas em matéria de ética/segurança:
·
Como
o fornecedor assegura a privacidade/confidencialidade dos dados armazenados?
·
Com
que frequência é feito o backup dos dados dos usuários? O fornecedor faz backup
de dados em vários datacenters em diferentes localizações geográficas para
protegê-la contra desastres naturais?
·
O
que é o histórico do fornecedor? De onde vem seu financiamento? Quão estáveis
eles são financeiramente?
·
Posso
obter meus dados "fora" de seus servidores para meu próprio uso/backup
off-line? Se eu decidir cancelar minha assinatura do software, vou receber meus
dados? Os dados são fornecidos em um formato não-exclusivo deste fornecedor e
compatível com outros softwares?
·
O
fornecedor incluiu a confidencialidade e a segurança nos termos de serviço ou
acordo de nível de serviço? Se não, o fornecedor estaria disposto a assinar um acordo
de confidencialidade no cumprimento das suas responsabilidades profissionais?
Custo
Custo é uma das questões mais controversas
ao comparar SaaS e software tradicional. O software jurídico tradicional é normalmente
vendido por licença individual, que significa que um advogado deve investir
numa licença para cada advogado ou outros usuários dentro da empresa. Custos
incidentais relacionadas com o software (como licenças necessárias para o banco
de dados, melhor hardware ou tempo de consultor para instalação) podem aumentar
significativamente o custo inicial do software. Uma vez adquirido, no entanto,
os custos futuros são pequenos (fora de horas de suporte para consultores ou
equipe de TI) até que o escritório decida atualizar o software para a versão mais
recente ou substituí-lo com um produto diferente inteiramente.
Com o SaaS, por outro lado, o custo é baseado
em um modelo de assinatura. Ao invés de pagar um valor grande no início, o
escritório concorda em pagar um montante relativamente modesto todos os meses. O
custo mensal é geralmente baseado no número de usuários, às vezes com preços
diferenciados para uma quantidade maior de usuários. Uma vez que os requisitos
técnicos adicionais são mínimos e não requerer intervenção nas estações, os usuários
do SaaS são menos propensos a ter de investir em novo hardware ou em tempo de
consultores para configurar uma nova solução SaaS.
Ao longo do tempo, o custo das duas opções é
difícil de avaliar. Enquanto softwares tradicionais podem exigir um
investimento considerável no início, a assinatura mensal das soluções SaaS
eventualmente podem superar esse custo inicial. As soluções de SaaS, no
entanto, são atualizadas continuamente. Ou seja, enquanto um software
tradicional requer um valor alto para a atualização por licença em poucos anos
para obter os recursos mais recentes, as soluções SaaS estão sempre atualizadas
e novos recursos são acessíveis assim que eles são liberados pelo fornecedor.
Algumas perguntas/problemas de custos a
considerar:
·
Quais
são os custos mensais para a opção de SaaS, e são levados em consideração
descontos para os profissionais não-jurídicos como assistentes jurídicos,
paralegais e secretárias?
·
O
vendedor exige um acordo contratual mínimo para manter o serviço (por exemplo,
de 12 meses, 24 meses)?
·
Como
se compara o custo da solução SaaS ao longo de dois ou três anos em relação ao
custo de uma licença do software tradicional?
·
Existe
algum custo adicional para a solução de SaaS, como backup de dados ou suporte?
O trabalho virtual e
os impactos trabalhistas
Desde a invenção do computador, os avanços
tecnológicos continuamente alteraram a maneira como os profissionais trabalham.
O advento da internet, e-mails, smartphones, software de acesso remoto e agora
a "computação nas nuvens" contribuíram para o desenvolvimento do "Trabalho
Virtual".
Se este trabalho virtual envolve um arranjo
de trabalho de casa formal ou os profissionais estendendo seu dia de trabalho
por verificação de e-mails em um smartphone ou baixando um documento da "nuvem"
ou através do software que conecta seu computador doméstico para rede dos seus
empregadores, um número crescente de trabalhadores do século XXI conduz parte
de suas funções neste ambiente virtual.
Expandir o trabalho dessa maneira pode criar
oportunidades de ganho para o empregador e o empregado. No entanto, permitindo
que os funcionários trabalhem fora das quatro paredes do ambiente do empregador
também pode criar responsabilidade para os empregadores despreparados em várias
áreas. Os empregadores podem evitar a exposição antecipando e abordando estas
questões de forma pró-ativa com políticas e acordos com seus profissionais.
Evitando discriminação
Para diminuir a probabilidade de ações de
discriminação resultantes de uma negação de uma solicitação para trabalho a
distância, os empregadores deverão analisar qual parte do trabalho dentro de
sua organização pode ser executado remotamente e devem criar critérios para ser
aplicado pelos gestores em fazer essas determinações.
Os empregadores também devem considerar os
pré-requisitos de profissionais que são adequados para teletrabalho, tais como
confiabilidade, capacidade de trabalhar de forma independente, boa capacidade
de comunicação e de alto desempenho. Deve ser claro nas políticas que a decisão
de se permitir que um arranjo de trabalho remoto seja definido por um critério
exclusivo da gestão e, assim como com a relação de emprego, um arranjo de
teletrabalho pode ser encerrado pela empresa a qualquer momento.
Embora haja discrição, os gestores devem, no
entanto, se esforçar para aplicar os critérios de trabalho a distância
uniformemente e documentar as suas decisões.
Salários e obrigação
de horas
Com a inundação de ações de reivindicações
salariais, os empregadores devem garantir que os empregados que trabalham
virtualmente estejam corretamente classificados em cargos de confiança isentos
de obrigações como cartão-de-ponto de forma a evitar ações trabalhistas. No
caso de profissionais não isentos, por outro lado, estes devem registar com
precisão todas as horas trabalhadas, incluindo o tempo gasto em respostas a e-mails
ou em ligações fora da jornada de trabalho regular.
Vários grandes empregadores têm sido vítimas
de ações trabalhistas por não compensarem este tempo de trabalho remoto
incidentais. Nestes casos, as políticas do empregador estritamente devem
proibir o trabalho "fora do horário" e os profissionais podem ser
disciplinados para trabalhar horas não autorizadas, mas todo esse tempo deve
ser pago.
Acidentes de
trabalho
Um profissional trabalhando de casa também
está sujeito a acidentes, como tropeçar a caminho da cozinha para pegar um
lanche. Ainda não está claro nos casos atuais se isto será aceito pelos planos
de saúde, e as ocorrências estão sendo analisadas uma a uma. De forma geral, entretanto,
quanto mais formal for o acordo de trabalho a distância, mais provável será a
cobertura pelo plano de saúde da empresa.
Conclusão
O trabalho virtual, remoto ou a distância
está aqui para ficar. Para diminuir a exposição trabalhista, os empregadores
devem adoptar políticas formais e fazer acordos detalhados de trabalho à distância
cobrindo os tópicos acima e outros. Os gestores devem receber formação em curso
sobre as políticas da empresa e sobre as normas que afetam o ambiente de
trabalho e como eles podem aplicar aos profissionais no trabalho a distância.
Por Claudio Wilberg
Fonte Consultor Jurídico
