E-mail: imitar as palavras, jargões e gírias do destinatário
ajuda a "azeitar" a conversa
Se
você já passou horas escrevendo um e-mail de três linhas para o seu chefe, não
se preocupe. A dificuldade para escolher as palavras certas não é apenas sua.
Em
qualquer contexto, a comunicação humana é um acontecimento complexo. Quando o
diálogo é por escrito, a tarefa ganha contornos ainda mais desafiadores.
Afinal, sem recursos expressivos como tom de voz ou gestos, como garantir que
uma frase não soará agressiva? Ou que uma palavra não parecerá íntima demais?
A
carência por "muletas" expressivas em mensagens de texto é o segredo
para o sucesso estrondoso dos emojis, aqueles símbolos que invadiram as redes
sociais e aplicativos de texto como o WhatsApp.
Fosse
diferente, o emoticon de um coração não teria sido a “palavra” mais escrita na internet
em 2014, conforme revelou a ONG Global Monitor Language em dezembro do ano
passado.
No
dia a dia profissional, a comunicação escrita é muito menos aberta a esse tipo
de recurso. Assim, a brecha para dúvidas, receios e mal-entendidos se torna
muito maior.
Para
facilitar a vida de quem sofre na hora de compor e-mails para chefes e colegas,
Andrew Brodsky, instrutor do curso de negociação na Harvard University
Extension School, reuniu no site da Harvard Business Review alguns conselhos
baseados em pesquisas recentes sobre o assunto. É o que você verá a seguir:
1. Coloque-se no lugar do seu leitor
Entender
o que influencia a interpretação de um e-mail é essencial, segundo Brodsky. É
preciso ter em mente, escreve ele, que "as pessoas colocam suas próprias
expectativas emocionais na forma como leem as mensagens, independentemente da
intenção do remetente”.
Por
isso, antes de apertar o botão "enviar", é preciso ter em mente a
personalidade e a posição hierárquica do seu leitor, além da profundidade da sua
relação com ele. Imaginar-se na posição do destinatário é o primeiro passo para
prever quais serão suas possíveis reações à mensagem, e assim evitar
desencontros.
2. Imite o estilo do outro
A
outra pessoa escreve de forma direta, formal e solene? Ou mandou vários
símbolos de sorriso no final da mensagem? Para Brodsky, observar e copiar o tom
do destinatário das suas mensagens ajuda a “azeitar” a sua comunicação.
Isso
porque usar as mesmas palavras, gírias e jargões cria uma sensação de
familiaridade entre as duas partes. Esse processo de espelhamento melhorou em
30% os resultados de negociações por escrito, segundo uma pesquisa feita com
profissionais em três continentes.
3. Cometa “errinhos” de propósito
Sim,
isso mesmo. Parece estranho, mas pequenos erros de digitação ajudam a dar um
tom autêntico às emoções contidas na sua mensagem, diz Brodsky. A estratégia
vale principalmente para profissionais em cargos de comando - que ganham um ar
vulnerável e acessível quando cometem leves equívocos, dizem estudos recentes.
No
entanto, é preciso pesar alguns fatores antes de lançar mão do recurso “Nesta
situação é mais importante parecer mais genuíno emocionalmente (e então cometer
erros) ou competente (e aí não cometer erros)?”, escreve o especialista. Dependendo
da sua resposta, é melhor abdicar do truque.
4. Expresse suas emoções
Uma
forma óbvia de evitar a ambiguidade é...ser claro. Por isso, diz Brodsky, ser
explícito quanto às suas emoções deve ser o primeiro cuidado para evitar
confusões.
Experiências
conduzidas por pesquisadores da NYU (New York University) mostraram que as
pessoas tendem a superestimar sua capacidade de se comunicar por e-mail. Ou
seja, a maioria dos profissionais raramente expressa seus sentimentos de forma
clara - e não percebe.
5. Revele algumas informações pessoais
Pesquisadores
de Stanford e da Northwestern University examinaram negociações feitas via
e-mail e perceberam que aqueles que começavam com bate-papos mais informais
tinham resultados mais favoráveis.
A
razão é simples: exibir o seu lado pessoal e humano traz familiaridade e
confiança para a conversa.”Se as suas interações são de longa data, reduza os
mal-entendidos e aumente a veracidade das suas emoções deixando uma versão mais
completa de você aparecer”, escreve Brodsky.
Por
Claudia Gasparini
Fonte
Exame.com
