Talvez você já tenha ouvido falar de um especialista em organização chamado David Allen. Ao longo dos anos, Allen ajudou muitas pessoas a organizarem seu tempo, suas tarefas e – talvez o mais importante – suas caixas de entrada de e-mail. Para isso, ele usou um método batizado de 'Getting Things Done’ ('resolvendo as coisas’, em tradução literal), ou GTD.
Os seguidores do GTD são muitos, e fanáticos. Eles criam pastas e rótulos meticulosamente – tanto físicos quanto digitais – em dúzias de categorias, em seguida arquivam cada pedaço de informação prontamente. O livro de Allen, 'Getting Things Done’, vendeu centenas de milhares de cópias e as pessoas pagam centenas de dólares para estar em suas palestras.
Contudo, o problema com muitos sistemas organizacionais é que eles trocam uma preocupação (“minhas coisas não estão organizadas”) por outra (“minas coisas não estão organizadas segundo este sistema específico”).
Nesse caso, talvez o melhor sistema seja nenhum sistema. Ou, colocando de outra forma, o melhor sistema exige a menor modificação de comportamento possível. Pode ser necessária a adoção de alguns pequenos hábitos, mas nada tão rigoroso quanto o GTD. O motivo é bastante simples. A tecnologia pode fazer grande parte do trabalho apenas automatizando certas tarefas organizacionais.
Um sistema simples, de cinco passos e como nenhum sistema realmente existe até que tenha iniciais, chama-se LTG: 'Letting Things Go’ (deixando as coisas fluírem, em tradução livre). Segue como funciona.
1. Pare de organizar, comece a procurar
Testemunhei as maiores mentes de minha geração serem destruídas por pastas e rótulos de e-mails. Essas ferramentas prometiam muito: eram formas racionais de dividir seu e-mail em blocos lógicos.
Mas a manutenção poderia ser sua ruína. E se uma mensagem não entrasse na pasta certa? E se uma mensagem não fosse devidamente arquivada, e desaparecesse numa montanha de dados de e-mails? Manter um regime de rótulos ou pastas requer uma vigilância constante e intensa. Felizmente, a tecnologia tornou pastas e rótulos em elementos severamente diminuídos – se não inúteis – em sua importância e promessa.
Quando você está procurando por algo, o objeto da busca costuma ser uma única coisa: um número de confirmação de voo, um convite a um jantar, um extrato do banco. Quase todos os programas de e-mail e sistemas operacionais de hoje possuem um poderoso recurso de busca, identificando qualquer mensagem que contenha a palavra, numero ou frase que você procura. A busca universal do Windows 7 encontra qualquer e-mail armazenado em seu computador, assim como o Spotlight do Mac OS X. Todos os principais serviços de webmail permitem que você encontre uma mensagem usando remetente, assunto ou corpo de texto.
Manter uma pasta pode ser uma boa ideia em alguns casos – quando você possui e-mails relacionados a um projeto específico de longo prazo, como férias familiares, reformas em casa ou funcionários que precisam ser monitorados com atenção.
Um lembrete: tenha em mente que a solução de busca não funcionará tão bem para e-mails armazenados em seu smartphone. Se você é usuário de iPhone, por exemplo, o aplicativo de e-mails da Apple só permite buscas nos campos 'de’, 'para’ e 'assunto’. O que está no corpo do e-mail não é reconhecido. Se você usa um provedor de webmail como o Gmail, é possível realizar buscas por palavras no corpo da mensagem usando o aplicativo do Google ou indo ao site da operadora.
2. Seja implacável com os bloqueios
Você pode tornar sua organização de e-mails exponencialmente mais simples se reduzir a quantidade de e-mails indesejados que recebe. Para isso, considere o recurso 'bloquear remetente’ como um fiel aliado nesta permanente batalha.
Claro que spams devem ser impiedosamente bloqueados, mas por que parar por aí? Pessoas e empresas também podem – e devem – ser bloqueadas. Vendedores de catálogos? Bloqueados. Grupos políticos que continuam enviando e-mails após o término das eleições? Bloqueados. Chris Anderson, editor da Wired, notoriamente publicou os endereços de e-mail de contatos bloqueados por ele – pois eles lhe enviavam fotos aleatoriamente. Era uma lista espantosamente grande de profissionais de relações públicas, provavelmente arrasados ao saber que o editor da Wired não recebia suas notas há anos. Aqueles que sofrem com caixas de entrada entupidas deveriam pendurar uma foto de Anderson ao lado de seus monitores.
Seria mais humano cancelar a inscrição em diversas listas de e-mails ou alterar as configurações de certos sites? Provavelmente, mas isso leva mais tempo – e por que você deveria levar em consideração algum site ou pessoa que decidiu importuná-lo com lixo?
Outra ideia: use a caixa de entrada certa para a mensagem certa. Nos dias de hoje, muitas pessoas têm mais de uma caixa de entrada – e não só das contas pessoais e corporativas. O Facebook tem uma caixa de entrada, assim como Twitter, LinkedIn, Google(MAIS) e outros serviços.
Na maioria dos casos, essas outras caixas de entrada podem lhe enviar um e-mail quando você recebe uma mensagem ou alguma outra coisa acontece em sua conta. Eu prefiro desativar esses alertas, mantendo os avisos dentro dos próprios sites de origem. Receber e-mails dizendo que 'Paul Smith marcou você em uma foto’ ou 'Jane Jones encaminhou um de seus tweets’ entope desnecessariamente sua caixa de entrada, sendo que você pode entrar nos sites e receber esses avisos em seu habitat natural.
3. Crie lembretes digitais
Uma caixa de entrada costuma ser mais do que apenas um local para visualizar e-mails. Ela também pode ser uma lista de tarefas. As versões mais básicas desse recurso funcionam quando as pessoas enviam a si mesmas e-mails com o lembrete de uma tarefa.
Mas e quanto às mensagens de outras pessoas? Você pode receber uma nota de alguém que você gostaria de dar prosseguimento, mas não naquele momento.
Deixando-a em sua caixa de entrada, você corre o risco de as novas mensagens empurrarem-na tão para o fim da lista que você acaba se esquecendo.
Felizmente, existem sites e plug-ins que podem gerenciar seus e-mails, fazendo-os reaparecerem no topo de sua lista numa data específica. Serviços como Nudgemail, Followup, Followupthen e Boomerang permitem que você agende uma mensagem para reaparecer como nova em sua caixa de entrada mais tarde.
Basicamente, você encaminha a mensagem para si mesmo com um intervalo de tempo – de horas a dias ou meses.
4. Use sua caixa de entrada como um catálogo de endereços
Economize o tempo e o trabalho de compilar carinhosa e cuidadosamente um catálogo de endereços. Podendo salvar todos seus e-mails, você terá um banco de dados pesquisável de todos que já lhe enviaram algum e-mail. Se você usa o Outlook, pense em acrescentar um plug-in como o Xobni, que automatiza tarefas do catálogo de endereços a cada e-mail que chega. Da próxima vez que precisar falar com alguém, simplesmente busque o nome da pessoa. Não se lembra do nome? Busque o nome da empresa onde ela trabalha, ou o domínio do site.
Um bom efeito colateral desse sistema (além do fato óbvio de que você não precisa manter uma agenda de endereços) é que ele é naturalmente atualizado.
Você visualiza o e-mail mais recente que recebeu daquela pessoa. Isso é muito útil porque as pessoas trocam de emprego e de e-mail, e você pode ainda não ter atualizado sua lista de contatos.
Quando completar todas essas tarefas, há mais uma que precisa ser feita: 5. Construa sua paz.
Este sistema não é à prova de erros. Nenhum sistema é. Parte de viver com e-mails é saber que existem muitos deles, e sempre será assim. Então relaxe.
Não se torture por isso. Pense na Prece da Serenidade, de Reinhold Niebuhr: “Deus, conceda-me a serenidade para aceitar as coisas que não posso mudar, a coragem para mudar as coisas que posso – e a sabedoria para saber a diferença”.
Por Sam Grobart
Fonte The New York Times News
