E-mail: para se livrar do acúmulo de mensagens, é
importante criar um sistema inteligente de pastas
E-mails
foram feitos para economizar tempo. Na prática, é um pouco diferente: um estudo
recente da Adobe descobriu que um profissional gasta em média 6 horas por dia
lendo e respondendo mensagens. Mas por que passamos tanto tempo às voltas com o
correio eletrônico?
Em
parte, a questão se explica pela importância da ferramenta para o mundo
corporativo. A pesquisa da Adobe revelou que 35% das pessoas veem o e-mail como
instrumento prioritário para se comunicar com colegas de trabalho.
Porém,
o mau uso do correio eletrônico também ajuda a explicar o tempo excessivo que
gastamos com os recados.
Se
você assina muitas newsletters, não organiza as mensagens em pastas ou tem o
hábito de usar o e-mail como depósito de lembretes para si mesmo, é provável
que tenha muitas mensagens acumuladas.
Para
ajudar quem deseja vencer uma montanha de e-mails não lidos, três especialistas
em produtividade compartilharam dicas no site da Fast Company. São eles Maura
Thomas, autora do livro “Personal productivity secrets”, Ron Webb, diretor no
American Productivity and Quality Center, e Frank Buck, autor do livro “Get
organized: Time management for school leaders”. Confira a seguir 6 passos para conquistar o
sonho de zerar a sua caixa de entrada:
1º passo: Reduza a entrada de novas mensagens
É
provável que grande parte dos e-mails acumulados na sua caixa de entrada sejam
enviados por empresas, e não por pessoas. A saída é cancelar a assinatura de
newsletters e listas promocionais. Você pode usar programas específicos para
essa finalidade, como o SpamDrain ou o Unroll.me. Para evitar a reincidência do
problema, também vale criar um endereço de e-mail apenas para assinaturas de
informativos e compras online.
2º passo: Estabeleça regras para o e-mail corporativo
É
fundamental que a empresa onde você trabalha defina políticas internas para o
envio e encaminhamento de mensagens. A equipe deve saber muito bem quando deve
(ou não) repassar e-mails e copiar destinatários em conversas em grupo. Sem
essas regras, é provável que a sua caixa de entrada continue abarrotada de
recados — muitos dos quais sequer interessantes para você.
3º passo: Use ferramentas de colaboração
Existe
uma infinidade de soluções tecnológicas para organizar o trabalho em grupo.
Google Drive, Slack e HipChat, por exemplo, reúnem dados em um único ambiente
acessível a qualquer pessoa. Explorar essas ferramentas elimina a necessidade
de mandar e-mails a cada vez que for necessário discutir, expandir ou alterar
documentos e projetos colaborativos.
4º passo: Faça uma triagem rigorosa das mensagens
Em
vez de analisar os e-mails um a um, é mais interessante fazer uma rápida
varredura na sua lista. Esse olhar panorâmico permitirá arquivar e classificar
as mensagens de acordo com a sua relevância. Aquelas que parecerem mais
críticas devem ir para uma nova pasta, que você analisará mais tarde. É preciso
ser bastante seletivo: se o e-mail não parece importante, não tenha medo de
apagá-lo.
5º passo: Use calendários e listas de tarefa
Não,
você não é o único que envia e-mails para si mesmo para se lembrar de alguma
tarefa ou compromisso. O problema é que esse hábito faz a sua caixa de entrada
ficar muito mais cheia do que seria necessário. É mais eficiente usar outras
ferramentas destinadas a esse objetivo, como calendários e listas de tarefa. Se
você usa o Outlook, basta arrastar o e-mail em questão até a função
“Calendário”, e a transferência está feita. No Gmail, clique em "Mais” e,
em seguida, “Criar um evento”. A maioria
dos servidores de e-mail também oferece seus próprios gerenciadores de tarefas.
6º passo: Crie um sistema inteligente de pastas
Nem
sempre você pode responder imediatamente a uma mensagem. A melhor forma de
ganhar tempo — e, de quebra, organizar o seu correio — é criar um sistema de
pastas. Não há uma única regra para fazer isso. As categorias podem ser amplas
ou específicas, a depender das suas necessidades. Também vale usar a função
“Arquivar”, que remove e-mails da sua caixa de entrada, mas os deixa
registrados e acessíveis a qualquer momento.
Por
Claudia Gasparini
Fonte
Exame Online
